Reforma Tributária: o que o contador precisa colocar no plano de ação dos clientes para 2027

Por que 2027 já precisa estar no planejamento do escritório?

A partir de 2027, a implementação da Reforma Tributária entra em uma nova etapa, com a extinção do PIS e da Cofins, a entrada da CBS e a instituição do Imposto Seletivo (IS), conforme as regras aplicáveis. 

A transição, porém, continua nos anos seguintes, com mudanças graduais na tributação do consumo.

Para os escritórios contábeis, isso significa que a preparação precisa acontecer antes que as novas exigências se acumulem na rotina. Deixar os ajustes para o início do ano pode concentrar revisões cadastrais, testes de sistemas e orientações aos clientes em um período já marcado por outras obrigações.

O primeiro passo é reconhecer que não existe um plano de ação único para toda a carteira. O impacto depende das atividades exercidas, do regime tributário, das operações realizadas e da estrutura de cada empresa.

Por isso, o planejamento deve começar com um diagnóstico e avançar para ações concretas, com responsáveis, prazos e prioridades.

O que precisa entrar no plano de ação?

Antes de definir as próximas etapas, o escritório precisa entender quais clientes exigem mais atenção.

1. Mapear os clientes impactados

O impacto da Reforma Tributária varia conforme o regime tributário, o setor e as operações de cada empresa. Por isso, antes de definir as ações, o escritório precisa identificar quais clientes exigem maior atenção e quais decisões precisam ser tomadas ainda em 2026.

A análise da carteira deve considerar o regime tributário, o setor de atuação, o volume e a natureza das operações, a complexidade fiscal e as particularidades de cada negócio. Essa segmentação ajuda a identificar empresas que precisam de análises mais aprofundadas e de acompanhamento próximo.

Também é importante verificar se há clientes cujas decisões tributárias para 2027 precisam ser avaliadas com antecedência, especialmente diante das possibilidades previstas para empresas do Simples Nacional.

🔷 Na prática: crie uma matriz de clientes, classificando as demandas por prioridade e registrando quais análises ainda precisam ser realizadas. Assim, a equipe consegue distribuir o trabalho de maneira mais organizada.

2. Revisar dados e cadastros

A qualidade dos dados é um dos pontos de partida para uma adaptação consistente. Informações incompletas ou desatualizadas podem comprometer a emissão de documentos fiscais, a classificação das operações e as conferências necessárias à apuração.

Revise os cadastros de produtos, serviços, clientes e fornecedores, além das classificações fiscais e tributárias utilizadas nas operações. Verifique também a consistência entre as informações registradas nos sistemas e a realidade das atividades da empresa.

O objetivo não é apenas corrigir erros pontuais, mas estabelecer uma base confiável para as mudanças que serão implementadas.

🔷 Na prática: defina critérios de validação, identifique inconsistências e estabeleça responsáveis pela correção. Os casos pendentes devem entrar no cronograma de preparação de cada cliente.

3. Avaliar processos e documentos fiscais

A preparação também precisa alcançar os processos de emissão, recebimento, escrituração e conferência dos documentos fiscais.

O escritório deve verificar se os procedimentos atuais estão adequados às novas informações exigidas, se a equipe conhece os ajustes necessários e se os documentos são processados corretamente pelos sistemas utilizados.

Essa análise deve considerar o cronograma oficial de implementação, os leiautes aplicáveis e as particularidades das operações de cada empresa. Como as exigências variam conforme o documento e o tipo de operação, é importante acompanhar as orientações publicadas pelos órgãos responsáveis.

🔷 Na prática: mapeie o fluxo dos documentos, identifique etapas sujeitas a ajustes e realize testes antes de incorporar as mudanças à rotina. Também estabeleça procedimentos para tratar rejeições, divergências e informações inconsistentes.

4. Revisar contratos e formação de preços

Os efeitos da Reforma Tributária não se limitam ao cumprimento de obrigações fiscais. Dependendo da atividade e das características de cada negócio, as mudanças podem exigir uma nova avaliação dos preços praticados e das condições comerciais estabelecidas.

Contratos de longo prazo, políticas de descontos, margens de contribuição e acordos com fornecedores merecem atenção. A análise deve considerar os efeitos tributários aplicáveis a cada operação, as possibilidades de apropriação de créditos e a forma como os custos são distribuídos na cadeia de fornecimento.

Isso não significa presumir aumento ou redução de preços. O objetivo é identificar cenários que possam alterar a rentabilidade e fornecer informações para decisões mais fundamentadas.

🔷 Na prática: selecione contratos e operações relevantes, simule cenários e identifique situações que demandam revisão comercial ou orientação jurídica. O contador pode apoiar essa avaliação com informações fiscais e financeiras, respeitando as atribuições de cada profissional.

5. Avaliar impactos financeiros e operacionais

O planejamento tributário também precisa considerar o fluxo de caixa e a organização financeira das empresas.

Mudanças na apuração e no recolhimento dos tributos podem influenciar a dinâmica dos pagamentos, o aproveitamento de créditos e a necessidade de capital de giro. Nesse contexto, mecanismos como o Split Payment, quando aplicáveis e conforme sua implementação, merecem ser acompanhados por seus possíveis reflexos no fluxo financeiro das operações.

Esse é um dos temas que merece atenção na preparação para 2027. No Keevo Talks, você pode aprofundar a discussão sobre o split payment e entender melhor os pontos de atenção desse mecanismo para as empresas.

🔊 Ouça o episódio do Keevo Talks sobre Split Payment

Por isso, a análise não deve ficar restrita ao departamento fiscal. É importante compreender como os ajustes podem repercutir nos recebimentos, pagamentos, prazos comerciais e recursos disponíveis para manter a operação.

🔷 Na prática: avalie o ciclo financeiro dos clientes, identifique operações que merecem simulações e projete cenários considerando as regras aplicáveis. A partir desses dados, o escritório pode orientar conversas mais estratégicas sobre liquidez, prazos e planejamento de caixa.

6. Preparar sistemas e integrações

Mesmo com cadastros revisados e processos mapeados, a preparação pode falhar quando os sistemas não estão adequadamente configurados ou não compartilham informações de forma consistente.

Por isso, é necessário verificar a compatibilidade entre emissores de documentos fiscais, sistemas de gestão empresarial, ferramentas contábeis e fiscais e demais soluções utilizadas pelo cliente e pelo escritório.

A análise deve considerar atualizações disponibilizadas pelos fornecedores, requisitos técnicos, integrações, validações e a necessidade de testes. Também é importante identificar atividades que ainda dependem de lançamentos manuais ou controles paralelos, pois elas podem ampliar o retrabalho durante a transição.

🔷 Na prática: faça um inventário das ferramentas utilizadas, confirme as atualizações necessárias e teste o fluxo das informações de ponta a ponta. Registre as pendências e estabeleça prazos para resolvê-las antes dos marcos aplicáveis.

7. Criar uma rotina de acompanhamento

A preparação não termina com a primeira rodada de ajustes. A regulamentação, os documentos técnicos e as orientações operacionais continuam exigindo acompanhamento.

Sem uma rotina definida, o escritório corre o risco de identificar mudanças tarde demais ou de repassar informações aos clientes sem avaliar como elas se aplicam a cada realidade.

Para evitar isso, é importante estabelecer fontes oficiais de consulta, responsáveis pelo monitoramento e critérios para avaliar a relevância de cada atualização.

🔷 Na prática: organize um calendário de acompanhamento, registre as mudanças relevantes e avalie seus efeitos sobre os clientes. Quando uma atualização exigir providências, transforme-a em uma tarefa com responsável, prazo e orientação específica.

O papel do contador muda com a Reforma Tributária

Organizar essas sete frentes exige uma atuação que vai além de interpretar normas e cumprir obrigações. O contador passa a ter um papel ainda mais importante na coordenação da preparação dos clientes, conectando informações fiscais, processos operacionais e decisões de negócio.

Isso também exige organização interna. Sem uma visão clara das demandas, dos responsáveis e do andamento de cada atividade, o escritório pode gastar mais tempo reunindo informações e resolvendo problemas pontuais do que orientando seus clientes.

Nesse cenário, processos estruturados e informações confiáveis são fundamentais para dar mais consistência à operação e acompanhar uma carteira de clientes com diferentes necessidades.

Checklist: seu escritório está preparado para 2027?

Antes de encerrar o planejamento de 2026, verifique se sua equipe já avançou nas seguintes frentes:

• Mapeamento: os clientes foram segmentados conforme os impactos e as prioridades?
• Dados e cadastros: as principais inconsistências foram identificadas e há um plano de correção?
• Processos fiscais: emissão, recebimento, escrituração e conferência foram revisados?
• Contratos e preços: as operações e condições comerciais relevantes foram avaliadas?
• Impactos financeiros: os possíveis reflexos no caixa e na operação foram analisados?
• Sistemas e integrações: as atualizações necessárias foram identificadas e os testes foram planejados?
• Acompanhamento: existem responsáveis, fontes oficiais e uma rotina para transformar atualizações em ações?

Se alguma dessas etapas ainda não foi iniciada, ela precisa entrar no planejamento do escritório, com prioridade, prazo e responsáveis definidos.

Transforme o planejamento em uma operação estruturada

Preparar os clientes para 2027 exige mais do que acompanhar as mudanças na legislação. É preciso organizar informações, revisar processos, definir prioridades e transformar cada necessidade identificada em uma ação concreta.

Nesse cenário, o desafio não está necessariamente na quantidade de atividades que o escritório executa, mas na forma como elas são organizadas e conduzidas. Uma operação pode envolver diferentes etapas e níveis de complexidade, desde que os processos estejam estruturados e funcionem de maneira consistente.

A Keevo entende que cada escritório tem sua própria realidade operacional. Por isso, o foco não está em defender uma operação com menos atividades a qualquer custo, mas em contribuir para que os processos sejam mais organizados, coerentes e adequados à forma como cada escritório escolhe trabalhar.

Para se preparar para 2027, o contador precisa transformar as mudanças em processos claros, organizados e adequados à sua operação. Porque não se trata de fazer menos a qualquer custo, mas de encontrar a melhor forma de fazer.

Leia também: Gestão de processos para escritórios contábeis: o que é e como estruturar.