Anna Santos
RESUMO DO ARTIGO:
A transição para o IBS e a CBS nas notas fiscais exige que os escritórios contábeis revisem cadastros de produtos e serviços, classificações tributárias, parametrizações, documentos fiscais, integrações e processos de conferência. A preparação também envolve orientar os clientes e acompanhar as exigências aplicáveis a cada operação, reduzindo inconsistências na emissão e o retrabalho na rotina fiscal.
A Reforma Tributária já chegou à rotina fiscal das empresas. A questão agora não é apenas entender o IBS e a CBS, mas garantir que os dados utilizados na emissão dos documentos fiscais estejam corretos e preparados para as novas regras.
Para os escritórios contábeis, essa adaptação vai além de acompanhar a legislação. É preciso verificar se os cadastros refletem as operações realizadas, se os sistemas estão atualizados e se os processos internos conseguem identificar inconsistências antes que elas gerem retrabalho.
Em 2026, as mudanças estão sendo implementadas gradualmente, com cronogramas e exigências que variam conforme o documento fiscal, a operação e o perfil do contribuinte. Por isso, cada cliente precisa ser avaliado de acordo com sua realidade.
Para apoiar essa preparação, reunimos sete pontos que o contador deve revisar nos clientes, desde os cadastros e as classificações tributárias até os sistemas e os processos de emissão fiscal.
IBS e CBS nas notas fiscais: por que a revisão precisa começar agora
A emissão fiscal depende de uma cadeia de informações que começa nos cadastros, passa pelas classificações tributárias e pelas configurações dos sistemas e chega à geração dos documentos. Uma falha em qualquer etapa pode comprometer o preenchimento e exigir correções posteriores.
Com a implementação do IBS e da CBS, acompanhar os leiautes, as regras de validação e os prazos específicos de cada documento torna-se parte da rotina de preparação. Isso não significa aplicar as mesmas exigências a todas as operações, mas identificar o que se aplica a cada cliente.
A atuação preventiva do contador ganha importância nesse cenário. Em vez de corrigir problemas isoladamente, o escritório pode estabelecer uma rotina de revisão para identificar falhas recorrentes, orientar os clientes e organizar as adequações necessárias.
A seguir, veja sete pontos que ajudam a mudar essa preparação em ações práticas.
7 pontos que o contador precisa revisar nos clientes
1. Cadastro de produtos e serviços
Descrições genéricas, códigos incorretos e informações desatualizadas podem comprometer a classificação tributária e a consistência dos documentos fiscais.
O que revisar: descrições, códigos dos itens, unidades de medida e demais informações necessárias à identificação de cada produto ou serviço.
2. Classificação tributária
A classificação precisa refletir a natureza da operação e o tratamento tributário aplicável. Códigos incompatíveis com o fornecimento podem gerar preenchimentos incorretos e inconsistências.
O que revisar: natureza da operação, códigos fiscais e combinações de CST e classificação tributária do IBS e da CBS, conforme as regras aplicáveis a cada caso.
3. Parametrização do sistema
Mesmo com cadastros corretos, configurações desatualizadas podem comprometer a emissão. Um sistema que não contempla determinado campo ou regra de validação pode dificultar o preenchimento adequado do documento.
O que revisar: atualizações do emissor, configurações tributárias, leiautes e regras de validação vigentes. Após mudanças relevantes, realize testes de emissão.
4. Documentos fiscais
NF-e, NFC-e e NFS-e possuem especificações e cronogramas próprios. Segundo o cronograma oficial de implementação dos documentos fiscais eletrônicos, as datas variam conforme o documento e a situação do contribuinte.
Na NFS-e, por exemplo, determinadas prestações de serviços sujeitas ao ISS têm previsão de inclusão das informações de IBS e CBS a partir de 1º de outubro de 2026, enquanto categorias específicas seguem prazos posteriores.
A ausência dessas informações até 31 de dezembro de 2026 não provoca rejeição automática pelo sistema nacional, mas pode caracterizar desconformidade.
O que revisar: campos exigidos, regras de preenchimento, validações e prazos aplicáveis aos documentos emitidos por cada cliente.
5. Integração entre sistemas
Quando o sistema de gestão, o emissor fiscal e a contabilidade não compartilham informações consistentes, podem surgir falhas na transmissão dos dados. Um campo não transmitido ou uma classificação divergente pode exigir correções manuais.
O que revisar: compatibilidade entre sistemas, transmissão dos campos fiscais e consistência das informações desde o cadastro até a escrituração.
6. Processos de conferência
A emissão autorizada não deve ser o único critério de controle. É necessário verificar se as informações correspondem à operação realizada e ao tratamento tributário aplicável.
O que revisar: a existência de uma rotina de conferência, o registro das inconsistências identificadas e o acompanhamento das correções. Após alterações nas parametrizações, repita os testes necessários.
7. Orientação ao cliente
A preparação também depende das informações fornecidas pelo empresário. Cadastros desatualizados, mudanças na operação não comunicadas e dúvidas sobre responsabilidades podem dificultar o trabalho do escritório.
O que revisar: as informações que precisam ser atualizadas, as responsabilidades definidas e os prazos para resolver pendências. Formalize as orientações e acompanhe as ações necessárias.
O que o escritório pode começar a fazer agora
O primeiro passo é organizar um diagnóstico por cliente, considerando os documentos emitidos, os sistemas utilizados e as particularidades das operações.
Uma matriz de acompanhamento pode reunir três informações: ponto revisado, inconsistência identificada e ação necessária. Essa organização ajuda a priorizar ajustes, distribuir responsabilidades e acompanhar as pendências da carteira.
A tecnologia também faz parte dessa preparação. Sistemas atualizados e integrados ajudam a manter a consistência dos dados, reduzir tarefas manuais e dar mais previsibilidade à rotina fiscal.
Nesse contexto, a Keevo acompanha as transformações do setor contábil com soluções e conteúdos que apoiam os escritórios na organização de seus processos.
Preparar os clientes para o IBS e a CBS exige mais do que acompanhar prazos e atualizações legais. É necessário transformar essas mudanças em verificações e ajustes na rotina fiscal.
Ao revisar os sete pontos apresentados, o escritório consegue identificar inconsistências com antecedência, orientar os clientes e organizar as adequações de acordo com as necessidades de cada operação.
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