Uma boa gestão de contratos é importante para garantir o cumprimento das obrigações pelas partes envolvidas no processo, respeitando os prazos e evitando problemas tanto jurídicos quanto de comunicação.
Em escritórios contábeis, os contratos são a base para a prestação de serviços recorrentes, contar com uma gestão eficiente é ainda mais importante. Sem uma boa gestão e controle de operações, erros e falhas podem se tornar constantes, resultando em perda de clientes, inadimplência e até problemas com órgãos reguladores.
Neste artigo você vai aprender algumas estratégias para lidar com os desafios relacionados à gestão de contratos do seu escritório contábil, seja para proteger a sua organização de problemas jurídicos ou melhorar o relacionamento com seus clientes.
Quais os benefícios de uma gestão de contratos eficiente?
No dia a dia de um escritório contábil, a gestão de contratos impacta diretamente em seu funcionamento, já que grande parte da remuneração desses negócios é resultado das prestações de serviços, muitas vezes recorrentes.
A partir de uma gestão de contratos eficiente, você perceberá melhorias em aspectos diferentes do seu escritório, como:
Aumento da credibilidade e confiança
Um escritório que gerencia bem seus contratos, transmite mais confiança para os clientes, já que demonstra organização e compromisso com as entregas acordadas, fortalecendo as relações comerciais e fidelizando clientes.
Aumento do valor percebido sobre os serviços prestados
Criar modelos padronizados de contratos facilita a compreensão tanto para o escritório quanto para os clientes, contribuindo para um entendimento claro das responsabilidades e dos serviços prestados.
Prevenção de erros e penalidades
Com um controle eficaz, o escritório consegue monitorar os prazos e evitar descumprimentos de cláusulas que poderiam resultar em multas, problemas jurídicos, rescisão contratual ou até disputas relacionadas a interpretações ambíguas.
Confira como fazer uma boa gestão de risco: Gestão de risco: abordagens e melhores práticas para identificar e mitigar riscos contábeis.
Otimização do fluxo financeiro
A gestão de contratos colabora com um acompanhamento mais preciso das finanças, ajudando o escritório a prever receitas recorrentes e a evitar falhas que possam impactar diretamente na saúde financeira do negócio.
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Sintomas de uma má gestão de contratos
A falta de acompanhamento adequado dos contratos pode gerar problemas, como cobranças duplicadas, perda de prazos e descumprimento de cláusulas. Esses erros não só afetam a operação do escritório, como também podem levar a consequências mais graves, como ações judiciais e a perda de credibilidade no mercado.
Se o seu escritório enfrenta alguns dos desafios abaixo, talvez seja hora de implementar uma boa gestão de contratos.
- Esquecimento de prazos críticos: escritórios que não acompanham adequadamente a vigência e os prazos dos contratos frequentemente enfrentam problemas com vencimentos não monitorados, o que pode levar à interrupção de serviços ou renovação automática de contratos indesejados.
- Despesas financeiras com penalidades legais: a ausência de acompanhamento das obrigações ou o uso de contratos desatualizados pode caminhar para o descumprimento de cláusulas importantes, expondo o escritório a penalidades contratuais e, em alguns casos, ações judiciais.
- Sobrecarga e baixa eficiência: escritórios que gastam muito tempo revisando contratos e monitorando prazos manualmente, reduzem a produtividade e aumentam as chances de erros.
Pontos a se considerar na implementação da gestão de contratos
Escritórios que utilizam sistemas manuais costumam não seguir uma rotina padronizada. Dessa forma, aumenta-se a propensão de enfrentar dificuldades para gerenciar a vigência e a renovação dos contratos, o que pode ocasionar a perda de receita e quebra de acordos importantes.
Com isso em mente, separamos algumas dicas para implementar uma gestão de contratos eficiente no seu EC:
- Centralize a gestão: utilize um único local para armazenar e gerenciar todos os contratos, preferencialmente uma plataforma digital com diretórios internos no servidor da sua própria organização ou armazenamento digital em nuvem.
- Acompanhamento de prazos e revisões: configure lembretes automáticos para revisões de contratos, vencimentos e renovações para melhorar o controle.
- Padronize processos: crie modelos de contratos e de fluxos de trabalho para garantir que todos os documentos sigam as melhores práticas e estejam sempre em conformidade.
Acompanhe métricas: monitore o desempenho dos contratos em relação a métricas financeiras – como receita recorrente e churn rate – para otimizar a gestão financeira.
Ferramentas que facilitam a implementação da gestão de contratos
As soluções tecnológicas para a gestão de contratos são a melhor alternativa, tendo em vista a falta de recursos, de tempo ou de pessoal. Principalmente quando se é necessário gerenciar um grande volume de documentos e clientes.
Confira a seguir opções que podem facilitar a implementação de uma boa gestão de contratos:
- Sistemas de gestão de contratos: essas plataformas ajudam a criar, revisar e aprovar contratos de maneira centralizada e automatizada. Dê preferência para softwares que ofereçam notificações de vencimentos e integrações com outros sistemas financeiros.
- Assinatura digital: para escritórios contábeis que possuem contratos de grandes valores e precisam de formalização adequada, é prudente optar por ferramentas que agilizam o processo de assinatura digital dos contratos, eliminando a necessidade de documentos físicos e garantindo validade jurídica com segurança.
- Solução hiperautomatizada: opção que entrega a maioria dos benefícios acima por meio de uma única solução integrada e com processos hiperautomatizados, ou seja, automatizados do início ao fim, com mínima intervenção humana.
Segurança para todas as partes envolvidas no contrato
Uma boa gestão de contratos é decisiva para o sucesso de todo escritório contábil. Quando realizada de forma eficiente, ela melhora a produtividade, evita erros que podem resultar em multas e disputas jurídicas, e ainda garante que o escritório esteja em conformidade com suas obrigações contratuais.
Ao centralizar esse gerenciamento, padronizar processos e implementar soluções tecnológicas com processos automatizados, os escritórios não apenas protegem suas operações, mas também oferecem um serviço mais seguro e confiável para os clientes.
Portanto, investir em uma gestão de contratos eficiente se apresenta como uma boa prática para o crescimento sustentável do negócio a longo prazo.
Confira também: otimizando os ciclos operacionais: estratégias para melhorar a eficiência e a rentabilidade do seu negócio
