Imagine que um escritório de contabilidade é como um relógio: para que o relógio mantenha o tempo correto, todas as engrenagens precisam funcionar corretamente.
Da mesma forma, cada departamento de um escritório contábil desempenha um papel essencial para garantir que as operações sejam realizadas com precisão e eficiência, contribuindo com a continuidade do negócio.
No entanto, o dia a dia de uma organização, assim como todo empreendimento, está sujeito a inúmeros desafios e imprevisibilidades, mas com um bom planejamento, tecnologia e gestão, é possível contornar essas dificuldades.
Neste artigo, vamos explorar os desafios diários enfrentados pelas operações nos escritórios contábeis, além de explorar estratégias para amenizar cada um.
Desafios no escritório contábil
Em todo negócio há uma espécie de ‘’força tarefa’’ que trabalha em sincronia para posicioná-lo positivamente dentro do mercado, em um escritório contábil isso não seria diferente. Cada parte da operação de um escritório contábil possui particularidades e, consequentemente, desafios relacionados à sua área de atuação.
Desse modo, entender essas particularidades ajudará os profissionais a se programar, minimizando os erros e aumentando a produtividade do escritório como um todo.
Continue a leitura para entender melhor os desafios enfrentados operações nos escritórios contábeis pelos diversos setores de um escritório contábil!
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Setor de Legalização
O setor de legalização é responsável pelas operações nos escritórios contábeis relacionadas à abertura, alteração e encerramento de empresas.
A burocracia envolvida nos processos de legalização de empresas, geralmente, é um grande obstáculo, pois exige paciência e organização para lidar com a papelada e os prazos estabelecidos, sem falar da dificuldade da comunicação com o cliente ao solicitar os documentos necessários para o registro de empresas.
Garantir que todos os documentos sejam entregues dentro dos prazos estipulados e atendendo as exigências legais é uma tarefa que exige paciência e atenção aos detalhes.
Portanto, ter processos bem estruturados facilita os procedimentos de legalização, evitando complicações desnecessárias e assegurando que as empresas dos clientes estejam sempre conforme a legislação vigente.
É importante destacar que a atualização contínua em relação às novas regulamentações e a capacidade de adaptar rapidamente os procedimentos internos também são fundamentais para o sucesso operacional.
Setor de Atendimento / Onboarding
O setor de atendimento e onboarding de novos clientes é responsável por garantir uma experiência positiva ao cliente desde o primeiro contato com o escritório de contabilidade. Este setor tem a missão de acolher, orientar e integrar novos clientes, se certificando que suas necessidades sejam atendidas e fluam de maneira adequada.
A dificuldade desse setor está, na maioria das vezes, ligada aos desafios diários das operações nos escritórios contábeis, especificamente à falta de estruturação nos processos de atendimento e de onboarding de novos clientes: na ausência de um processo sólido, informações importantes podem se perder.
Isso se torna evidente quando, meses após a contratação do serviço, precisa-se solicitar dados novamente ao cliente, podendo causar frustração, insatisfação e, em alguns casos, até mesmo comprometer a seriedade e reputação do escritório.
Além disso, não adotar tal prática resulta em uma falta de clareza nas informações, ou seja, se o processo de integração do cliente não for bem conduzido, ele terá expectativas equivocadas, problemas em entender os serviços contratados e, principalmente, dúvidas sobre suas responsabilidades com o escritório, gerando problemas em todos os setores da contabilidade.
Estruturando o processo de onboarding
Como visto, é importante a estruturação e implementação de processos de integração do cliente.
Aqui vão algumas dicas que podem te ajudar nessa estruturação:
- Criar um processo de onboarding claro e parametrizado, com um checklist detalhado de documentos e etapas necessárias, desde o primeiro contato até o início efetivo dos serviços.
- Realizar uma reunião inicial para alinhar expectativas, esclarecer serviços contratados e não contratados, e apresentar a equipe de atendimento. Isso ajuda a reduzir a ansiedade do cliente e aumenta a transparência.
- Utilizar sistemas de gestão e comunicação para automatizar a coleta de documentos, agendamento de reuniões e acompanhamento do cliente. Isso traz agilidade e organização ao processo.
- Efetuar diagnósticos detalhados das condições do cliente, identificando riscos fiscais e trabalhistas, além de oportunidades de vender serviços adicionais. Isso permite antecipar problemas e agregar valor ao serviço.
- Estabelecer canais de comunicação claros e previsíveis, informando ao cliente sobre prazos, responsabilidades e pontos de contato. Isso ajuda a reduzir a ansiedade e melhora a percepção de valor do serviço.
Departamento Pessoal
O setor de departamento pessoal é responsável pela gestão de folha de pagamento, contratação, demissão, benefícios e registro de funcionários.
A complexidade das leis trabalhistas e previdenciárias, além das frequentes mudanças, torna esse setor um dos mais desafiadores se tratando das operações nos escritórios contábeis, afinal de contas, manter-se atualizado com as inúmeras mudanças nas leis trabalhistas e acordos dos sindicatos não é algo tão simples.
Além disso, a gestão correta dos benefícios dos colaboradores também apresenta desafios diários, pois as variáveis das diversas empresas que são clientes da contabilidade representa um grande desafio, fazendo com que alguns escritórios contrate um funcionário específico para lidar com benefícios.
Tratando-se do processamento da folha de pagamento e envio dos dados ao eSocial, se exige um olhar cuidadoso (e, às vezes, paciência), pois o fechamento da folha ocorre, de forma mais comum, antes do mês acabar.
Ou seja, é possível que em questão de poucos dias alguma informação do fechamento da folha mude, e com isso precise-se alterar os cálculos do fechamento.
Outra dificuldade comum em relação ao departamento pessoal (e nos demais setores) é a mão de obra qualificada. Segundo uma pesquisa conduzida pelo movimento Visão25, 20% dos colaboradores que deixam os escritórios contábeis o fazem após aprenderem as rotinas do setor, buscando novos desafios na área e ignorando o investimento na capacitação feito pelos escritórios.
Setor Fiscal
O setor fiscal de uma contabilidade é responsável por gerenciar impostos, declarações fiscais e obrigações tributárias de empresas.
Entretanto, este setor enfrenta os desafios diários das operações nos escritórios contábeis, lidando com uma rotina intensa e complicada, a começar pelo recebimento das informações fiscais dos clientes, como notas fiscais, recibos de vendas e arquivos magnéticos gerados por eles próprios. O problema aqui, em muitos casos, está na falta de organização por parte dos clientes, ocasionando o envio tardio das informações e dificultando o cumprimento das obrigações mensais.
Outro contratempo na rotina fiscal é o lançamento dessas informações no sistema de gestão contábil do escritório.
Dependendo do segmento dos clientes, o número de notas fiscais e o grau de complexidade das informações podem ser um grande desafio, pois, nesses casos, é necessário reclassificar o CFOP e o CST das notas e, sem uma parametrização correta do sistema, esse processo pode consumir bastante tempo.
Fora isso, o controle de impostos e a entrega de obrigações acessórias também são tarefas árduas devido à complexidade de alguns impostos (como o ICMS-ST), e às frequentes mudanças nas legislações tributárias, como ocorre com o ICMS e na entrega do SPED Fiscal, que tem seu layout do arquivo alterado praticamente todo ano.
Portanto, encontrar novas estratégias para receber as informações dos clientes de forma eficiente e garantir que a parametrização do sistema esteja sempre atualizada são medidas essenciais para aumentar a produtividade do setor fiscal.
Setor Contábil
O setor contábil é responsável pelo registro, análise e controle das movimentações financeiras, elaboração de balanços e demonstrações contábeis.
Assim como no setor fiscal, o recebimento e organização dos documentos dos clientes representam um dos desafios diários das operações nos escritórios contábeis, já que é comum haver demora e falta de organização dos dados enviados. É muito importante que o momento de onboarding desse cliente seja feito com muito cuidado, pois é principalmente neste momento que o escritório educa o cliente a enviar os dados corretamente.
Outro problema comum é o acúmulo de trabalho. Diferente dos outros setores, o contábil não necessita de enviar informações mensais ao fisco, o que, automaticamente, torna-se uma armadilha para o escritório.
A falsa ilusão de liberdade e demanda flexível leva boa parte dos profissionais a adiar a execução desse serviço, dificultando posteriormente o registro dessas informações, por possível falta de documentação e até mesmo, descuido com os prazos, bem como o princípio da oportunidade.
Já para as contabilidades que possuem clientes do lucro real, a dificuldade está no fechamento mensal da contabilidade. É comum que o fechamento ocorra do dia 1 até o dia 5 de cada mês, sendo esse um prazo muito curto para a apuração de tantos informações, que muitas vezes são impactadas pela parametrização incorreta das regras de contabilização do sistema, trazendo informações pouco fidedignas dos outros setores. Dessa maneira, revisar e reforçar a parametrização correta do sistema de gestão contábil é mais do que necessário para o negócio de contabilidade.
Em adição ao setor contábil, existe o setor de terceirização do financeiro, ou como tem sido difundido no meio contábil, o setor de BPO Financeiro. Esse setor nada mais é do que a terceirização do processo financeiro dos clientes da contabilidade.
Para saber mais sobre este processo, confira o artigo Consultoria financeira: papel, importância e benefícios.
Ao longo deste artigo, exploramos os desafios em parte das operações em diferentes setores de um escritório contábil. Em cada um deles, identificamos os principais desafios e apresentamos estratégias para ajudar a superá-los, ressaltando a importância de processos bem estruturados, atualização contínua e uso adequado de tecnologia.
A partir dessas ações, um escritório de contabilidade terá mais chances de suas “engrenagens” funcionarem em harmonia, mantendo a precisão e eficiência esperadas para se destacar no mercado e assegurar a satisfação de seus clientes.
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Confira também nosso artigo: Os impactos das Normas Contábeis nos Escritórios de Contabilidade.
