A contabilidade é uma área onde a organização desempenha um papel importante para a produtividade e o alcance de resultados. Em um setor com alto volume de tarefas, informações e prazos rigorosos, adotar uma rotina contábil é a chave para estabelecer um fluxo de trabalho mais eficiente e organizado.
Pequenos ajustes na rotina, como um planejamento mais cuidadoso e a centralização de documentos, possibilitam melhorias significativas em termos de agilidade e precisão.
Neste artigo, apresentaremos 5 dicas para ajudar os profissionais contábeis a otimizar suas rotinas e alcançar melhores resultados por meio da organização. Confira!
O que é produtividade na rotina contábil?
Na rotina contábil, a produtividade está diretamente ligada à capacidade de transformar os recursos disponíveis em resultados concretos e eficazes. No escritório de contabilidade, isso significa realizar tarefas fiscais, trabalhistas e contábeis com precisão, nos prazos estabelecidos, e aproveitando ao máximo o tempo e as ferramentas disponíveis.
Quando a produtividade é baixa, isso impacta rapidamente a precisão dos dados, o comprimento de prazos e a satisfação dos clientes. Por isso, ser produtivo não significa apenas fazer mais em menos tempo, mas organizar as tarefas de forma estratégica, garantindo qualidade e eficiência.
Dessa forma, a produtividade deve ser encarada como o planejamento e a execução organizada das tarefas, para entregar resultados, minimizando erros e retrabalhos.
5 dicas para estabelecer uma rotina contábil no seu escritório
Abaixo, seguem 5 dicas para melhorar a organização no escritório contábil e otimizar a rotina de trabalho:
1. Planejamento e ferramentas
No escritório de contabilidade, as tarefas podem ser bastante variadas, como fechamento contábil, envio de obrigações acessórias, atendimento a solicitações urgentes dos clientes, etc.
Por isso, um planejamento diário e semanal é fundamental para que a equipe identifique claramente as prioridades. Por exemplo, na primeira semana do mês, a prioridade é realizar o fechamento contábil do mês anterior.
Utilize ferramentas como planners físicos, aplicativos de lista de tarefas, metodologias ágeis e softwares de produtividade para que toda a equipe tenha clareza sobre suas responsabilidades e o andamento das atividades. Essas ações ajudam a minimizar o estresse de última hora.
2. Centralização e organização de documentos
Documentos espalhados em diferentes pastas ou sistemas geram retrabalho. Uma prática eficaz é adotar um sistema de armazenamento, como um software de gestão de documentos, em que cada arquivo esteja corretamente nomeado, categorizado e mantido atualizado.
Para garantir a organização e o fácil acesso aos documentos, é interessante criar uma nomenclatura padrão para os arquivos, contendo informações como a data e o tipo de documento (ex.: ClienteXYZ_BalançoAnual_2023).
Backups automáticos na nuvem, como Google Drive, OneDrive ou sistemas de gestão contábil especializados, permitem acesso rápido pela equipe e aumentam a segurança dos documentos. Alinhe essas práticas às exigências da LGPD, garantindo conformidade e segurança.
3. Atualização contínua nas legislações
Novas leis ou mudanças em regulamentações podem surgir de surpresa, muitas vezes no meio de uma semana já cheia de demandas. Para minimizar riscos, incentive a equipe a consultar fontes confiáveis, como o Portal da Receita Federal e o Portal eSocial, e a participar de treinamentos regulares.
Uma boa prática é promover reuniões para discutir mudanças na legislação e organizar minicursos internos quinzenais. Essa prática mantém todos alinhados e preparados para atender às exigências legais.
4. Revisões periódicas dos processos
A revisão periódica dos processos contábeis é uma prática essencial para identificar gargalos, otimizar etapas e garantir a qualidade do trabalho. É importante estabelecer intervalos regulares para reavaliar as práticas adotadas, corrigir desvios e implementar melhorias.
Por exemplo, se um escritório percebe que sempre perde tempo nas mesmas etapas ao lidar com obrigações fiscais, uma análise de processos pode revelar que há uma duplicação de tarefas na verificação de documentos. A partir dessa análise, a equipe opta por designar uma única pessoa para fazer a revisão e criar uma lista de checagem padrão.
Essa mudança traz mais agilidade, reduzindo o tempo de revisão quase pela metade. Assim, com revisões semestrais, o escritório consegue ajustar suas práticas e aprimorar a produtividade, eliminando processos desatualizados ou pouco eficientes.
5. Estabelecimento de limite de tempo
Na área contábil, é comum que clientes façam solicitações urgentes que podem interromper o fluxo de trabalho da equipe. Para minimizar o impacto dessas interrupções nas tarefas importantes, pode-se utilizar a Técnica Pomodoro, que consiste em dedicar 25 minutos para tarefas específicas e breves pausas para manter o foco.
Reserve períodos fixos no dia para atender solicitações urgentes de clientes, evitando que essas interrupções prejudiquem tarefas prioritárias. Assim, o escritório mantém o controle sobre a rotina e evita que demandas inesperadas desorganizem o fluxo de trabalho.
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Benefícios ao manter uma rotina contábil
A organização é a chave para a produtividade e a qualidade na contabilidade. Por meio de práticas como planejamento, centralização de documentos, atualização legislativa e revisões de processos, os profissionais contábeis podem reduzir o retrabalho, agilizar a rotina e alcançar melhores resultados.
Adotar essas estratégias para uma rotina contábil possibilita não apenas um dia a dia mais organizado, como também mais tranquilidade no cumprimento das responsabilidades. Explore essas práticas e descubra ainda mais formas de otimizar seu desempenho e aumentar a produtividade no setor contábil.
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