O relógio como aliado: como otimizar a gestão de tempo no escritório contábil

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escrito por
Antônia Letícia

Antes da era digital, a principal responsabilidade do contador baseava-se em garantir o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias. Coletar, organizar, armazenar e transmitir todas as informações das empresas era uma tarefa longa. Muitas “mãos” eram necessárias para lidar com processos repetitivos, demorados e operacionais.

À medida que recursos digitais começaram a estar disponíveis, os contadores passaram a utilizá-los cada vez mais, o que contribuiu para reduzir o tempo gasto nas demandas, minimizar erros e permitir ao contador se dedicar a questões mais estratégicas.

É importante ressaltar que os recursos digitais contribuem significativamente para a melhoria do tempo, porém somente isso não basta. 

Ao considerarmos o cenário atual, como podemos aprimorar ainda mais os processos e ampliar o leque de serviços oferecidos aos clientes? Uma resposta para esta pergunta é a gestão eficaz do tempo. Sem um bom gerenciamento, é quase impossível lidar com todas as demandas que precisam ser realizadas. 

Diante disso, reunimos 4 dicas para otimizar a gestão de tempo no escritório contábil. Confira!

4 dicas para otimizar a gestão de tempo no escritório contábil

1-Faça um gerenciamento das demandas

Geralmente, quem trabalha em áreas ligadas à gestão já possui o hábito de criar listas. Essa é uma técnica que aumenta a eficiência, auxiliando na administração, na sinalização de prioridade e no nível de dificuldade.

Assim, você pode começar com as tarefas mais urgentes e prosseguir até chegar às que não são tão urgentes. Ainda é viável optar por aquelas mais fáceis de serem concluídas, antes de examinar as outras que requerem maior esforço.

2-Vincule a gestão de tempo à produtividade

É comum considerar uma pessoa que trabalhe por muitas horas como produtiva, no entanto, trabalhar muitas horas não pode ser considerado como sinônimo de produtividade. Para ter uma gestão de tempo que te leve a uma alta produtividade, é relevante considerar esse ponto. 

O timesheet é um modelo para gestão de tempo e uma ferramenta que ajuda a compreender quanto tempo é gasto no desenvolvimento de cada tarefa. 

Dessa forma, é possível entender o que está funcionando melhor para você, isso auxilia na compreensão do seu planejamento, além de evitar desgastes desnecessários em uma demanda.

3-Execute a técnica do Pomodoro

Desenvolvida pelo italiano Francesco Cirillo nos anos 1980, essa abordagem baseia-se na divisão do tempo em blocos dedicados a tarefas específicas. Com o auxílio de timers e breves intervalos, a técnica Pomodoro ajuda a aprimorar a concentração e a eficiência no cumprimento de atividades.

Na técnica do Pomodoro, você inicia cada tarefa configurando um alarme de 25 minutos. Um fato importante sobre esse timer é o intuito de instigar um “senso de importância”, ou seja, você entende que não tem tempo “sobrando” para realizar as tarefas, pois precisa realizar dentro do tempo estimado.

Confira como é a aplicação na prática: 

Durante os 25 minutos marcados no timer o foco na tarefa que está sendo realizada precisa ser total. Ao fim dele, é preciso fazer uma pausa curta, de 3 a 5 minutos de duração.  Após completar quatro ciclos de 25 minutos, reserve um intervalo mais prolongado de 15 a 30 minutos para recarregar suas energias.

4-Separe os departamentos

Existe um erro recorrente em relação à rotina de trabalho que é a ausência de divisão. Isso não significa que seja necessário ter uma equipe altamente qualificada, mas uma divisão adequada das tarefas para os encarregados das atividades de cada setor do escritório contábil.

Essa abordagem não apenas simplifica a gestão de tempo no escritório contábil, mas também esclarece aos colaboradores quais são suas funções primordiais, aumentando a eficácia operacional do escritório. 

Neste momento, é importante levar em conta as particularidades de cada indivíduo, a fim de simplificar e otimizar a divisão!

A importância da gestão eficiente do tempo

A gestão eficiente do tempo é fundamental para o sucesso de qualquer escritório contábil. Vale dizer que o relógio não é apenas um instrumento para marcar horas, ele é um aliado valioso na busca pela produtividade e eficiência.

Ao aprender a otimizar a gestão do tempo, os profissionais podem maximizar a sua capacidade de atender às demandas dos clientes, cumprir prazos e manter um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal. 

Além disso, aplicar essas dicas à rotina do seu escritório pode resultar em uma operação mais eficiente e rentável, permitindo que o escritório contábil se destaque no mercado. 

Então, não perca tempo, faça uma análise completa dos processos que podem facilitar o seu trabalho e a rotina do escritório contábil. 

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Aproveite para conferir: 6 dicas para cuidar da segurança de dados no escritório contábil.

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