Carolina Vianna
A reforma tributária já faz parte da operação das empresas. Com a transição para o novo modelo de tributação do consumo, adaptar-se não significa apenas entender o que são IBS e CBS.
Na prática, as mudanças alcançam cadastros, documentos fiscais, parametrizações, sistemas e processos internos. Por isso, a preparação envolve não apenas a contabilidade ou o setor fiscal, mas também outras áreas que produzem e utilizam essas informações.
Diante desse cenário, surge uma questão importante: a operação da sua empresa está preparada para acompanhar essa transição?
Neste artigo, você vai entender quais pontos merecem atenção e como se preparar para as próximas etapas.
Por que a transição da Reforma Tributária exige atenção das empresas
A transição da reforma tributária acontece de forma gradual. A CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) substituirá PIS e Cofins, enquanto o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) substituirá ICMS e ISS. Além disso, o novo sistema inclui o Imposto Seletivo (IS).
O processo começou em 2026, considerado o ano de teste da CBS e do IBS, e seguirá até 2033. Em 2027, PIS e Cofins serão extintos, enquanto a CBS passará a seguir as regras do novo modelo. Em 2027 e 2028, o IBS continuará com alíquota de 0,1%.
Posteriormente, entre 2029 e 2032, ocorrerá a substituição gradual de ICMS e ISS pelo IBS. Portanto, durante alguns anos, elementos dos dois modelos estarão presentes na operação.
Para as empresas, o desafio não está apenas em conhecer os novos tributos, mas em adaptar processos e sistemas conforme cada etapa avança.
Quais processos da empresa podem ser afetados pela Reforma Tributária
Embora a tributação seja o ponto de partida, os impactos da reforma tributária vão além do departamento fiscal. Isso acontece porque as informações tributárias fazem parte de diferentes etapas da operação.
Na prática, as mudanças podem chegar a áreas como:
- Compras: exigem atenção às informações dos fornecedores e ao tratamento tributário das operações;
- Vendas: podem demandar a revisão da formação de preços e das condições comerciais;
- Cadastros: produtos e serviços precisam ter classificações e parametrizações adequadas;
- Faturamento: deve acompanhar os novos campos e regras dos documentos fiscais eletrônicos;
- Financeiro: precisa considerar os reflexos das mudanças tributárias nos valores e processos financeiros;
- Fiscal: acompanha as novas regras de apuração, obrigações e conformidade tributária.
Imagine, por exemplo, uma empresa que vende produtos para diferentes estados. Uma informação incorreta no cadastro pode chegar ao faturamento, refletir na emissão da nota fiscal e, posteriormente, impactar outras rotinas.
Por isso, mais do que uma adaptação isolada do setor fiscal, a reforma tributária exige atenção ao fluxo de informações entre diferentes áreas da empresa.
Cadastros e parametrizações: o que revisar por conta da Reforma Tributária
Um cadastro pode parecer apenas uma tarefa operacional, mas informações incorretas ou incompletas podem gerar problemas em diferentes etapas do negócio.
Com a reforma tributária, a qualidade dos dados ganha ainda mais importância. Cadastros de produtos, serviços, clientes e fornecedores precisam estar organizados e coerentes com as características de cada operação.
O mesmo vale para as parametrizações fiscais do sistema. Os documentos fiscais eletrônicos passaram a incorporar informações relacionadas ao IBS e à CBS, incluindo códigos de situação e classificação tributária que precisam ser considerados nas operações.
Imagine, por exemplo, uma empresa com milhares de produtos cadastrados ao longo dos anos. Nesse cenário, preparar os dados não significa apenas corrigir duplicidades ou informações desatualizadas. É preciso identificar inconsistências, revisar classificações, ajustar parametrizações e testar os impactos das mudanças antes que elas cheguem ao faturamento e à emissão dos documentos fiscais.
Assim, quanto antes a empresa revisar a qualidade dos dados que sustentam sua operação, mais tempo terá para identificar e corrigir possíveis inconsistências durante a transição.
O que muda na emissão de notas fiscais durante a transição
Os documentos fiscais eletrônicos estão entre os pontos em que os efeitos da reforma tributária ficam mais visíveis para as empresas.
Com a implementação da Reforma Tributária do Consumo, os órgãos responsáveis vêm atualizando os documentos fiscais eletrônicos para incorporar as informações necessárias à apuração do IBS, da CBS e, quando aplicável, do Imposto Seletivo. Essas mudanças envolvem novos campos, leiautes e regras de validação definidos em documentos técnicos específicos.
No caso da NF-e e da NFC-e, as Notas Técnicas da Reforma Tributária do Consumo incorporaram novos campos e regras de validação relacionados ao IBS e à CBS. Além disso, as mudanças alcançam outros documentos fiscais eletrônicos, como CT-e, NFS-e, NFCom e NF3e, conforme os leiautes e cronogramas específicos de cada documento.
Para uma empresa que emite dezenas ou centenas de documentos por dia, uma mudança no leiaute não é apenas uma questão técnica. Ela depende de atualização do emissor, parametrização adequada e dados corretos na origem.
Por isso, é importante acompanhar as atualizações e verificar se as soluções utilizadas pela empresa estão evoluindo de acordo com as novas exigências.
Seu sistema de gestão está preparado para a Reforma Tributária?
À medida que a reforma tributária avança, o sistema de gestão passa a ter papel ainda mais importante na adaptação da empresa.
A adaptação também envolve a integração entre os sistemas utilizados pela empresa e os ambientes fiscais que operacionalizam as novas regras do IBS e da CBS.
Por isso, fornecedores de ERP e emissores fiscais precisam acompanhar continuamente as especificações técnicas e as regras publicadas pelos órgãos responsáveis.
Nesse contexto, não basta perguntar se o ERP “tem IBS e CBS”. É importante avaliar como o sistema acompanha as alterações de leiautes, regras de negócio, documentos fiscais e parametrizações necessárias para a operação.
Considere uma empresa que integra vendas, estoque, financeiro e emissão fiscal. Quando essas informações circulam entre diferentes etapas, uma alteração tributária pode exigir adequações em mais de um ponto do processo.
Por outro lado, quando essas informações ficam dispersas, maior pode ser o esforço para identificar inconsistências e manter os dados alinhados durante a transição.
Como a transição da Reforma Tributária aumenta a complexidade da operação
Como as mudanças acontecem em etapas, a empresa precisa estar preparada para revisar seus processos ao longo da transição. Isso porque uma adequação feita hoje pode precisar de novos ajustes conforme outras regras entram em vigor.
Na prática, uma parametrização fiscal que atende às exigências de determinada etapa pode precisar ser revista posteriormente. O mesmo pode acontecer com cadastros, documentos fiscais e sistemas, o que exige acompanhamento das atualizações, realização de testes e alinhamento entre as áreas envolvidas.
Imagine, por exemplo, que a empresa ajuste seu sistema para atender a uma nova regra de emissão fiscal. Em uma etapa seguinte, novas especificações podem exigir outra revisão. Nesse caso, não basta fazer uma única configuração e considerar o processo concluído.
Por isso, a preparação para a reforma tributária deve ser contínua. Acompanhar as mudanças, testar as adequações e manter as equipes envolvidas atualizadas ajuda a empresa a incorporar cada nova etapa à operação de forma mais organizada.
Quais riscos uma empresa corre ao deixar as adaptações para depois
Deixar a adaptação para quando uma nova exigência entrar em vigor pode aumentar o retrabalho e tornar as adequações mais complexas.
Imagine, por exemplo, uma empresa que precise revisar centenas de cadastros enquanto mantém sua operação funcionando. Além desse trabalho, ela pode ter que corrigir parametrizações às pressas, testar alterações em pouco tempo e lidar com inconsistências que chegam ao faturamento e à emissão dos documentos fiscais.
Esse cenário pode comprometer o tempo das equipes e aumentar o esforço necessário para identificar e corrigir problemas durante a operação.
Por isso, acompanhar as mudanças com antecedência cria mais espaço para revisar dados, testar parametrizações e ajustar processos antes que novas exigências façam parte da rotina.
Como preparar sua empresa para a transição da Reforma Tributária
A empresa não precisa esperar todas as etapas da reforma tributária entrarem em vigor para começar a preparação. Pelo contrário, antecipar algumas revisões ajuda a identificar pontos de atenção antes que novas exigências façam parte da rotina.
O primeiro passo é mapear quais processos dependem de informações tributárias. Em seguida, vale revisar cadastros e parametrizações, além de manter uma comunicação próxima com a contabilidade para entender como as mudanças se aplicam às características do negócio.
Também é importante conversar com o fornecedor do sistema de gestão para entender como as atualizações estão sendo disponibilizadas. No entanto, não basta verificar se o ERP está atualizado. A empresa precisa testar as alterações e validar se cadastros, parametrizações, documentos fiscais e integrações estão funcionando corretamente antes de incorporá-las à operação.
Para começar, alguns pontos merecem entrar no radar:
- Cadastros: revise as informações de produtos, serviços, clientes e fornecedores;
- Parametrizações: verifique as configurações tributárias aplicáveis às operações;
- Documentos fiscais: acompanhe novos campos, leiautes e regras de validação;
- Sistemas: confirme se o ERP e os emissores fiscais acompanham as novas exigências;
- Integrações: valide se as informações continuam circulando corretamente entre os sistemas e processos;
- Processos: identifique quais rotinas precisam ser ajustadas em cada etapa da transição;
- Testes: valide as alterações antes de levá-las para a operação.
A reforma tributária exige uma adaptação gradual. Por isso, quanto antes a empresa mapear o que precisa revisar e acompanhar as próximas etapas, mais organizada tende a ser a transição.
