Uma das obrigações mais importantes e complexas é a entrega da Folha de Pagamento ao eSocial.
Essa obrigação faz parte dos eventos periódicos e trata-se de um conjunto de informações que reflete na remuneração de todos os trabalhadores, com ou sem vínculo empregatício, que estão a serviço do declarante naquele período.
A entrega da folha de pagamento, realizada por meio de eventos para cada trabalhador, fazem parte de um movimento com prazo para transmissão e fechamento até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao do período de apuração.
Mas atenção, caso o prazo caia em um dia não útil para fins fiscais, a transmissão pode ser postergada para o próximo dia útil.
No caso de MEI e o Segurado Especial há algumas diferenças: a entrega da folha deve ser até o dia sete do mês subsequente e antecipada caso não seja dia útil. Os desligamentos também seguem um critério diferenciado conforme o Manual de Orientações do eSocial.
Para que você não fique com dúvidas sobre os eventos enviados e não perca o prazo de envio da Folha de Pagamento ao eSocial, continue a leitura!
Eventos periódicos relacionados à folha de pagamento no eSocial
A folha de pagamento no eSocial é uma das várias obrigações que as empresas precisam entregar. Quando esse processo começou, em 2018, foi complexo compreender todos os processos que envolviam a entrega.
Além disso, com o passar do tempo, o eSocial foi submetido a diversas atualizações de eventos e leiautes.
Antes de começar a realizar o envio dos eventos, você precisa estar ciente de quais são os eventos periódicos que fazem parte da entrega da folha de pagamento ao eSocial.
Veja abaixo os principais eventos enviados, o prazo de envio e os pré-requisitos:
Evento | Conceito | Prazo de envio | Pré-requisitos |
S-1200 | Informar as rubricas de natureza remuneratória, ou não, para todos os trabalhadores, contribuintes individuais, cooperados, estagiários e bolsistas, exceto àqueles vinculados ao RPPS (Regimes Próprios de Previdência Social). | Até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao mês de referência do evento. Exceção: segurado especial e MEI, cujo prazo de envio é até o dia 7 (sete) do mês subsequente. | Envio dos eventos iniciais e S-2200 / S-2300. |
S-1210 | Utilizado para enviar informações relativas aos pagamentos feitos a trabalhadores com ou sem vínculo empregatício. Também consta informações complementares do IRRF com o objetivo de substituir a DIRF a partir dos fatos geradores de 2025 em conjunto com a série de eventos R-4000 da EFD-Reinf. | Até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao mês de referência do evento. | Envio dos eventos S-1000 e, conforme o caso, S-1200, S-2299 ou S-2399. |
S-1280 | Utilizado para prestar informações que afetam o cálculo da contribuição previdenciária patronal sobre as remunerações pagas, devidas ou creditadas por declarantes, quando este for optante pela desoneração de folha de pagamento e pelo Simples Nacional com tributação previdenciária substituída e não substituída. | Até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao mês de referência do evento. | Envio dos eventos S-1000 e S-1020 para o Órgão Gestor de Mão de Obra. |
S-1298 | Utilizado para reabrir movimentos de um período já encerrado, possibilitando o envio de retificações ou enviar novos eventos periódicos | A reabertura pode ser realizada a qualquer tempo. | Envio do evento S-1299. |
S-1299 | Utilizado para informar ao Ambiente Nacional do eSocial a finalização da transmissão dos eventos periódicos no período de apuração. Nesse momento, são consolidadas todas as informações prestadas nos eventos S-2299, S-2399 e S-1200 a s-1280. | Até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao mês de referência do evento. Exceção: segurado especial e MEI, cujo prazo de envio é até o dia 7 (sete) do mês subsequente. | Envio dos eventos S-2299, S-2399, S-1200, S-1210 e S-1280. *Não havendo fatos geradores na competência, envio do evento S-1000. A partir de 2023 não é necessário enviar caso já tenha enviado a informação. |
- A folha referente ao décimo terceiro salário também é enviada por meio dos eventos periódicos S-1200 e S-1299, com prazo de envio até o dia 20 de dezembro do ano correspondente.
- O fechamento da folha de 13º ocorre antes do fechamento da folha mensal de dezembro. Desse modo, no evento S-1210, ao enviar a folha mensal de dezembro, será contemplado também o pagamento da folha de 13º Salário.
Para ter acesso a mais informações sobre os eventos periódicos relacionados à folha de pagamento, acesse o Portal eSocial e em “Documentação Técnica” realize o download do Manual de Orientações do eSocial atualizado!
Quem está obrigado a enviar folha ao eSocial?
Após entender quais são os principais eventos relacionados ao envio da folha de pagamento ao eSocial, é necessário saber qual é a obrigatoriedade de cada empresa segundo o enquadramento do grupo eSocial.
Segundo o Manual eSocial, quem contratar um prestador de serviço pessoa física e tiver obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias por causa desse trabalho deve enviar as informações por meio do eSocial, conforme a legislação aplicável.
Também é preciso fazer o envio ao eSocial das informações dos contribuintes pessoas físicas que, no início da obrigatoriedade do eSocial, encontram-se na situação “sem movimento”. Isso deve ser feito enquanto essa situação perdurar.
Por fim, o cronograma de implantação do eSocial foi dividido em fases e de acordo com os grupos de enquadramento.
O MEI, na qualidade de declarante, só deve informar no eSocial os dados referentes aos segurados que lhe prestam serviço, nos termos da legislação de regência.
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Confira cada informação enviada no eSocial
Vale lembrar que as férias, décimo terceiro e outros dados também fazem parte da folha de pagamento no eSocial. Por isso, é fundamental conferir cada informação e cada dado prestado para garantir a entrega dessa obrigação corretamente.
O erro na entrega pode comprometer os direitos previdenciários e os benefícios sociais dos empregados, como recebimento do PIS/PASEP, além de causar multas desnecessárias à empresa.
Enquanto contador, é importante cobrar de seus clientes que enviem toda documentação de forma completa e com o máximo de transparência possível!
Organize-se com antecedência e evite perder prazos!
Quando o assunto é folha de pagamento no eSocial, planejamento é indispensável! Dessa forma, evite deixar para última hora: esclareça as dúvidas, reúna as informações e faça um trabalho antecipado, assim não perderá os prazos e evitará penalidades.
Agora que você sabe quais são os principais eventos periódicos relacionados à folha de pagamento enviados ao eSocial, lembre-se de consultar regularmente o Portal eSocial para garantir a conformidade da sua empresa com todas as obrigações.
Para saber mais e se manter atualizado, continue acompanhando o blog da Keevo e nossas redes sociais!
Confira também: atualizações do eSocial para 2024 e substituição da DIRF: tudo o que você precisa saber
