Thiago Feitosa
Gerir pessoas nunca foi uma tarefa fácil, e, para quem atua no Departamento Pessoal (DP), a rotina é ainda mais desafiadora. Entre prazos apertados, uma lista interminável de tarefas e a pressão por conformidade legal, erros podem custar caro, seja com multas, processos trabalhistas e até mesmo afetando a credibilidade da empresa.
Com o início da obrigatoriedade do eSocial em 2018, muitas dessas dificuldades ficaram ainda mais evidentes. Embora tenha centralizado informações e modernizado processos, ele também trouxe novos desafios para os profissionais de DP e RH, como a necessidade de organização impecável e conhecimento técnico sempre atualizado.
Neste artigo, vamos analisar alguns dos desafios enfrentados no dia a dia do Departamento Pessoal, as principais obrigações do eSocial e apresentar caminhos para ajudá-lo a superar essas dificuldades.
Desafios do eSocial e a realidade do DP
No Departamento Pessoal, além da pressão para fechar a folha corretamente até o quinto dia útil, é preciso lidar com as pendências dos colaboradores e diversas atividades que podem surgir no percurso, como lançamento de faltas, atestados e atrasos.
Essa pressão pode fazer com que a rotina do profissional de DP seja ainda mais intensa, aumentando o risco de erros que podem resultar em multas e complicações jurídicas.
O dia a dia desses profissionais é marcado pela falta de tempo, o que dificulta o espaço necessário para a capacitação contínua da equipe, que é um fator muito relevante para acompanhar as mudanças constantes na legislação e atualizações do eSocial.
Quando nos referimos a sistemas para gerenciar tudo isso, a situação se complica. Muitas empresas ainda dependem de tecnologias incompletas ou de processos manuais, o que torna a integração de dados e o cumprimento das exigências do eSocial um problema.
Sem automação e com soluções fragmentadas, o risco de perder detalhes importantes ou deixar prazos passarem aumenta consideravelmente.
Além dos desafios no dia a dia do DP, é preciso entender as obrigações trabalhistas e cumpri-las corretamente para evitar complicações.
Objetivos do eSocial e impactos no departamento pessoal
O eSocial foi desenvolvido para unificar e simplificar o envio de dados ao governo. Antes, era necessário lidar com diversas obrigações, como GFIP, RAIS e CAGED, cada uma com seus próprios prazos e critérios.
Agora, com tudo centralizado em uma única plataforma, é possível ter mais controle e transparência no envio das informações.
Para o departamento pessoal, o desafio é fazer com que todas as informações sejam enviadas corretamente, assim, esses profissionais possuem um papel de responsabilidade na gestão das informações de todos os colaboradores. Os principais objetivos do eSocial incluem:
- Unificação das obrigações;
- Modernização e padronização dos processos; e
- Redução de erros e fraudes.
Isso exige atenção constante. Cada inclusão, como uma contratação, promoção ou desligamento, precisa ser registrada e enviada de forma correta.
Agora que discutimos os desafios e as implicações do eSocial, vamos explorar quais são as principais obrigações.
Principais obrigações do eSocial
- Admissão de funcionários;
- Folha de pagamento;
- Acidentes de trabalho;
- Afastamentos temporários;
- Desligamento de funcionários;
- Alterações contratuais;
- Informações sobre dependentes;
- Contribuições previdenciárias;
- Retorno de afastamentos.
Cumprir essas obrigações do eSocial com rigor assegura que a empresa esteja alinhada com a legislação, promovendo um ambiente de trabalho justo e transparente para todos.
Situações comuns do eSocial
Erros no envio de dados para o eSocial são comuns, especialmente em empresas sem processos bem estruturados. Informações como CPF, data de admissão e função costumam ser registradas de forma incompleta ou incorreta. Além disso, atrasos no envio de admissões e desligamentos também são frequentes.
Outro desafio é garantir a precisão nos registros da folha de pagamento. Qualquer falha em salários, horas extras ou descontos podem interferir no cálculo dos encargos trabalhistas e previdenciários, bem como afetar diretamente os pagamentos aos colaboradores.
Alterações contratuais, incluindo cargo, salário e jornada, devem ser registradas corretamente para evitar problemas de fiscalização e proteger os direitos dos trabalhadores.
A comunicação incorreta de afastamentos, como licenças médicas, interfere no cálculo de encargos e benefícios. Da mesma forma, falhas nos dados de rescisão podem resultar em cálculos errados das verbas rescisórias, aumentando o risco de processos trabalhistas. Além disso, cadastros incompletos ou incorretos de dependentes podem impactar o cálculo do IRRF.
Sabemos que a gestão de pessoas pode ser desafiadora. Para manter a conformidade, a equipe de DP lida com uma série de atividades, mas é preciso superar esses desafios com processos bem definidos e com a tecnologia, que, além de evitar esses problemas, trazem vantagens que facilitam o dia a dia.
Caminhos para garantir a conformidade com o eSocial
Por meio de algumas mudanças, é possível ter mais tempo, menos erros e melhorar a produtividade do setor de DP. Entre elas, está o uso da tecnologia, de um sistema que automatize processos, reduza ou elimine o retrabalho, economizando tempo com correção de erros e atualizações manuais.
No cenário do Departamento Pessoal, é necessário avaliar as soluções disponíveis no mercado, entendendo a importância de ter um sistema completo e integrado, que garanta que todas as informações estejam centralizadas e atualizadas em tempo real, evitando, desse modo, falhas de comunicação e inconsistências.
Com todos os dados organizados em um único software, a gestão da folha de pagamento e a distribuição de informações, tornam-se mais rápidas e precisas. Sendo assim, além do uso da tecnologia, é importante adotar práticas que simplifiquem a rotina do DP e RH para atender às obrigações do eSocial,
Um bom começo é investir no treinamento contínuo da equipe, mantendo todos atualizados sobre mudanças nas normas e procedimentos do eSocial. Isso ajuda a prevenir diversos problemas e facilita a adaptação às novas exigências.
Outra estratégia interessante é a padronização dos processos internos, que envolve a criação de procedimentos claros e consistentes para a coleta, organização e envio de dados ao eSocial. Isso pode incluir, por exemplo, a definição de etapas específicas para registrar informações de admissão, demissão e alterações contratuais, e, ao mesmo passo, a padronização das formas de arquivar documentos e registros.
Essas ações tornam a conformidade parte do fluxo natural de trabalho, resultando em um departamento mais organizado e produtivo. Por meio de processos bem estruturados, uma equipe capacitada e as ferramentas certas, a rotina do DP pode ser mais eficiente e menos propensa a erros.
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