O início de um novo ano fiscal exige atenção redobrada por parte das empresas. É o momento de gestores e contadores alinharem os objetivos definidos para o negócio, sem perder a lucratividade, competitividade e principalmente a conformidade com as obrigações acessórias.
Em 2025, as empresas enfrentam ajustes importantes logo no início do ano, como o reajuste do salário mínimo, novas tabelas de INSS, IRRF, salário-família e mudanças no FAP/RAT. Esses fatores tornam a organização e o planejamento indispensáveis para garantir conformidade e eficiência operacional.
Além disso, a atualização de regimes tributários é uma etapa fundamental para empresas que desejam alinhar suas operações à legislação vigente. Isso pode ser feito seja por iniciativa própria para ajuste do plano estratégico, seja por ofício pelos órgãos fiscalizadores por desenquadramento de regime.
Neste artigo, abordaremos os principais procedimentos de organização empresarial, a importância do comprimento de obrigações, prazos, dicas, dados relevantes e penalidades. Acompanhe!
Responsabilidades e principais obrigações do início do ano
Janeiro é um mês de grande importância para gestores e contadores. É nesse período que se definem processos que nortearão todo o ano fiscal das organizações. A tomada de decisões estratégicas e o controle das datas de entregas das obrigações acessórias são pontos relevantes a serem observados.
A negligência no cumprimento dessas obrigações pode resultar em multas, aumento de custo, perda de benefícios fiscais e obstáculos no crescimento empresarial. Entre as principais responsabilidades, destacam-se:
Alteração do Regime Tributário
A escolha do novo regime tributário da empresa deve ser feita no início do ano, e o prazo vai até o dia 31 de janeiro do ano vigente. Vale ressaltar que a carga tributária é diretamente impactada pela escolha do regime:
- Simples Nacional
- Lucro Presumido
- Lucro Real
Em caso de mudança no regime tributário, os sistemas de gestão contábil ou ERP precisam ser devidamente parametrizados para refletir a nova tributação. Assim, os cálculos dos impostos, tributos, encargos sociais, bem como as obrigações acessórias relacionadas ao novo regime ficam em conformidade legislativa e fiscal.
E para que a DCTFWeb apure as novas contribuições previdenciárias patronais conforme o novo regime tributário, é necessário retificar o eSocial e a EFD-Reinf informando a nova classificação tributária e a data de vigência.
Atualização de Tabelas e Alíquotas
A aplicação das novas tabelas de INSS, IRRF e salário-família devem ser feitas já na folha de pagamento de janeiro. No entanto, essas atualizações são divulgadas por atos normativos do governo na primeira quinzena do mês, exceto o IRRF que pode apresentar variação.
Se quiser saber mais sobre as atualizações que aconteceram em 2024, veja nossa Keevo Live: Principais mudanças e atualizações para 2024.
É importante destacar que o portal eSocial bloqueia a entrega de eventos remuneratórios referentes à competência de janeiro, exceto desligamentos, até que as novas tabelas de INSS e salário-família sejam liberadas. Esse bloqueio garante precisão nos cálculos e no recolhimento das contribuições via DCTFWeb e FGTS Digital.
O sistema da folha de pagamento também precisa ser ajustado de acordo com as novas tabelas, evitando diferenças de valores entre as escritas digitais.
Para aprender como realizar a conferência da folha de pagamento, assista à nossa Keevo Live: Conferência de Folha – eSocial e DCTFWeb.
Ajuste no FAP/RAT
O cálculo correto do Fator Acidentário de Prevenção (FAP) e do Risco Ambiental do Trabalho (RAT) é essencial para evitar custos indevidos na contribuição previdenciária. Alterações nesses índices requerem ajustes nos sistemas de gestão contábil para evitar diferenças de valores no envio da folha de pagamento.
Uma observação é que é essencial analisar o percentual do FAP divulgado para a empresa em setembro. Após essa análise, se necessário, é preciso recorrer e fazer a contestação da alíquota até novembro.
Empresas Inativas
Mesmo empresas inativas ou sem movimento no início do ano precisam de cautela na hora da análise, pois são necessários os envios de algumas declarações, como o DCTF Mensal. O não cumprimento dessas obrigações pode resultar na inatividade do CNPJ e na aplicação de multas.
A importância do cumprimento das obrigações acessórias
As obrigações acessórias são declarações e documentos exigidos pela legislação fiscal, tributária, trabalhista e previdenciária para o correto acompanhamento da movimentação empresarial.
Estar em dia com as obrigações acessórias permite que as organizações tenham acesso aos programas de desenvolvimento e fomento governamentais, como concessão de créditos do Pronamp, e de restituição de créditos tributários com a entrega da ECF do ano anterior.
Seu cumprimento adequado:
- Garante a conformidade com as normas fiscais e evita penalidades;
- Assegura credibilidade perante o Fisco e parceiros comerciais;
- Facilita o planejamento financeiro ao prevenir surpresas tributárias;
- Assegura a continuidade operacional da empresa.
Lembre-se de que a primeira entrega em janeiro determina as opções de recolhimento das obrigações principais para todo o ano. Caso essa informação não seja enviada, os órgãos governamentais podem presumir um formato de recolhimento para o contribuinte.
Principais obrigações acessórias mensais
As entregas mensais exigem atenção e cuidado na observação dos prazos, principalmente quando as datas caem em dias não úteis para fins fiscais, algumas declarações são postergadas e os pagamentos dos créditos tributários antecipados.
Confira as datas abaixo:
Trabalhista
- eSocial: dia 15
- DCTFWeb: dia 15
- FGTS Digital: dia 20
- FGTS Rescisório: data do desligamento +10 dias
- DARF Numerado da DCTFWeb: dia 20
Fiscal
- SPED Fiscal: depende da legislação estadual de cada UF
- EFD-Reinf: dia 15
- DCTFWeb — CP e Retenções Federais: dia 15
- DES: depende da legislação municipal
Se quiser saber mais sobre SPED Fiscal 2024, assista à nossa Keevo Live.
Tributário
- DIRBI: dia 20 do segundo mês subsequente ao período de apuração
- SPED Contribuições: 10º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência da escrituração
- DCTF Mensal PGD: 15º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores
- PGDAS-D Mensal: dia 20 do mês seguinte
- Sintegra: dia 15 do mês seguinte
Se tiver dúvidas sobre a DIRBI, nossa Keevo Live pode ajudar: DIRBI — Declaração de Incentivos, Renúncias, Benefícios e Imunidades de Natureza Tributária.
Uma observação, é que a partir de 2025, a DCTF Mensal poderá ser substituída por um ambiente MIT e o recolhimento será realizado por meio da DCTFWeb.
Principais obrigações acessórias anuais
Tão importantes quanto às obrigações mensais, as obrigações anuais possuem grande relevância para as organizações. A não entrega dessas obrigações pode gerar multas, inelegibilidade para participação em programas de desenvolvimento dos órgãos governamentais e até inaptidão do CNPJ, comprometendo as operações comerciais da empresa.
Veja quais são as datas de entrega das obrigações acessórias:
Obrigação acessória | Data de entrega |
DMED / DIMOB / DIRF / Comprovante de Rendimentos | Último dia útil do mês de fevereiro |
DEFIS | Último dia útil do mês de março |
Inventário — Bloco H do SPED Fiscal | Mês de março |
LCDPR / DIRPF | Último dia útil de maio |
SPED Contábil — ECD | Último dia do mês de junho |
SPED ECF | Último dia útil do mês de julho |
13º Salário / DCTFWeb Anual | Dia 20 de dezembro |
Para entender mais sobre a Escrituração Contábil Digital, assista à nossa Keevo Live: ECD 2024: Escrituração Contábil Digital.
É importante ressaltar que a DIRF será substituída pelos eventos: S-1210 (Pagamentos e eventos referenciados do eSocial), S-2501 (Informações dos Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista) e os eventos da série R-4000 da EFD-REINF, a partir de janeiro de 2025.
Penalidades por descumprimento
Com a digitalização dos processos e a criação de frentes inovadoras, o governo digital tem investido fortemente em tecnologias que permitem proximidade com o contribuinte e o cruzamento de dados e obrigações entregues, agilizando as notificações e facilitando a regularização.
Os atrasos no cumprimento das obrigações acessórias podem gerar multas que variam conforme o valor por declaração, possível inclusão em cadastros restritivos, impedimento na emissão de CND e CRF, além de autuações fiscais e passivos trabalhistas.
5 dicas de organização e planejamento
1. Planejamento estratégico
- Crie um calendário fiscal detalhado;
- Estabeleça responsáveis por cada obrigação;
- Implemente sistema de alertas para prazos.
2. Gestão documental
- Mantenha documentos organizados digitalmente;
- Estabeleça backup regular das informações;
- Crie procedimentos de arquivamento.
3. Rotinas de conferência
- Estabeleça checklists mensais de obrigações;
- Realize auditoria interna periódica;
- Mantenha o registro das entregas realizadas.
4. Capacitação da equipe
- Treine a equipe sobre as novas obrigações;
- Mantenha a equipe atualizada sobre mudanças;
- Documente procedimentos operacionais.
5. Tecnologia e automação
- Utilize sistemas integrados;
- Implemente ferramentas de gestão;
- Automatize processos repetitivos.
Agora você já sabe como as empresas podem se organizar e garantir o cumprimento de todas as obrigações, fazer um planejamento adequado, combinado com uma equipe bem treinada e ferramentas apropriadas. Todas essas ações são fundamentais para evitar problemas futuros e garantir a conformidade da empresa com todas as exigências legais.
Mantenha-se atualizado, planeje-se e conte com profissionais qualificados para garantir que as empresas estejam sempre em conformidade com a legislação.
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