Como emitir Notas Fiscais: passo a passo

O que é uma Nota Fiscal e por que ela é obrigatória?

A nota fiscal é o documento que comprova uma transação comercial, seja de venda de produto ou de prestação de serviço. É através dela que se garante a conformidade fiscal. 

Qual a importância da nota fiscal? 

• Legalidade da operação: a não emissão de nota fiscal pode ser considerada sonegação, exceto nos casos em que não é obrigatória, como na venda realizada por uma empresa MEI para Pessoa Física.
• Controle contábil e financeiro: facilita a gestão dos tributos e o fechamento mensal.
• Proteção em auditorias: notas emitidas corretamente evitam penalidades e sanções.
• Conformidade fiscal e compliance: emitir notas fiscais corretamente é parte do compliance fiscal, garantindo que todas as operações sejam registradas de acordo com a lei. Isso inclui conhecer e aplicar as exceções previstas, fortalecendo a segurança jurídica e a transparência da empresa.

Consequências da não emissão ou erro na nota fiscal:

• Multas que variam conforme o tipo de infração;
• Impedimento de operar com determinados clientes ou governos;
• Dificuldades na escrituração contábil e na gestão tributária.

Tipos de Notas Fiscais mais comuns

Há diferentes tipos de notas fiscais, cada uma voltada para um propósito, sendo elas necessárias para que você esteja em conformidade fiscal. As mais comuns são:

Cada nota fiscal tem o seu propósito específico, sendo elas indispensáveis para garantir que as operações realizadas pelas empresas estejam em conformidade. 

Leia o artigo “Documentos fiscais: tipos e importância” para saber mais sobre os diferentes tipos de documentos fiscais, garantir conformidade com o Fisco e ter uma melhor gestão empresarial.

O que você precisa para começar a emitir notas fiscais

Emitir notas fiscais não precisa ser tão complicado, principalmente se você tiver as ferramentas certas para te apoiar e garantir a conformidade fiscal. 

Conheça os primeiros passos para que o processo de emissão de notas fiscais aconteça de forma tranquila, reduzindo riscos com o Fisco e mantendo a operação dentro da legalidade.

•  CNPJ ativo e regularizado.
• Inscrição Estadual (para produtos) ou Municipal (para serviços).
• Certificado digital (e-CNPJ).
• Credenciamento na SEFAZ ou prefeitura.
• Sistema emissor compatível com o modelo de nota exigido.

Um ERP integrado com o sistema emissor compatível torna todo o processo mais simples, rápido e seguro. Assim, você pode focar no crescimento do negócio com tranquilidade.

Passo a passo para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

1. Cadastre a sua empresa no sistema emissor (SEFAZ ou Prefeitura)

Defina o tipo de documento fiscal que deve ser emitido pela sua organização e verifique os requisitos do seu estado ou município. Você também deve realizar o credenciamento necessário com os dados da empresa.

2. Escolha uma plataforma para emissão (como um ERP)

A plataforma deve ser compatível com o modelo de nota exigido (NF-e, NFS-e ou NFC-e) e estar homologada junto à SEFAZ ou prefeitura.

Importante! Verifique os pré-requisitos do tipo de documento fiscal pretendido e do sistema escolhido para realizar a sua emissão antes de seguir para o próximo passo.

3. Adquira um certificado digital

Caso não tenha a exigência por um tipo de certificação específico, escolha uma entre as duas formas de certificação disponíveis para aquisição.

Certificado digital A1: o certificado digital do tipo A1 (arquivo digital) é ideal para uso automatizado em sistemas ERP e até na integração entre sistemas. Ele é instalado no computador ou servidor, tem validade geralmente de 1 ano e pode ser usado simultaneamente por vários usuários da empresa.

Certificado digital A3 (token ou cartão): o certificado digital A3 fica armazenado em um dispositivo físico, podendo ser em um cartão com chip ou token USB. Ele oferece um controle maior sobre o seu uso e portabilidade entre certificadoras, porém, requer um leitor e só pode ser usado por um usuário simultâneo.

4. Cadastre clientes, produtos ou serviços

Esses cadastros são fundamentais para o preenchimento automático da nota fiscal e para garantir que os dados estejam padronizados e corretos.

5. Preencha os dados da nota corretamente

É essencial aplicar corretamente os códigos fiscais, alíquotas e tributações conforme o tipo de operação e o regime tributário da empresa. Desta forma, você evita multas e erros nas notas fiscais. 

6. Valide e transmita a nota para a SEFAZ

Após o preenchimento, a nota é validada e transmitida eletronicamente para autorização do fisco estadual.

7. Receba a autorização e gere o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal)

Com a autorização da SEFAZ, a nota é oficialmente válida. O DANFE pode ser impresso ou enviado em PDF para acompanhar a mercadoria.

Dica: Com um sistema ERP, esse processo pode ser automatizado, reduzindo a chance de ter uma nota fiscal retornada com erros, economizando tempo no dia a dia da empresa. Além disso, a emissão integrada aos módulos fiscal e contábil ajuda a manter a conformidade fiscal de forma contínua.

A correta emissão de notas fiscais não precisa ser um processo complexo. Há formas claras de como deve ser feito e, quando bem estruturado, essa rotina garante mais do que legalidade e conformidade fiscal: ela representa segurança operacional, controle tributário e confiança diante de clientes e parceiros.

Como vimos ao longo do artigo, entender os tipos de nota, atender aos requisitos legais e seguir o passo a passo correto já colocam a sua empresa no caminho certo. Mas para quem busca eficiência no dia a dia e mais tranquilidade na gestão fiscal, automatizar esse processo com o apoio de um bom ERP é o próximo passo natural.

Com um sistema de gestão completo, a emissão de notas se integra à contabilidade, ao financeiro e ao estoque, reduzindo erros manuais, evitando retrabalho e assegurando que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas com precisão.

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Quer aprender ainda mais? Leia também: “Reforma Tributária: Entenda o Impacto das Novas Regras de Impostos na Rotina da Sua Empresa” para você entender ainda mais sobre o assunto e sobre o impacto das novas regras de impostos na rotina empresarial.