Carolina Vianna
Documentos fiscais são muito relevantes para que uma empresa atue dentro dos termos que os órgãos responsáveis exigem.
Quando ela não está em conformidade fiscal, está fadada a sofrer não só em questões legais, mas também com clientes, fornecedores e parceiros.
Neste artigo, você vai entender melhor sobre documentos fiscais, seus diferentes tipos e a sua importância. Continue a leitura!
O que são documentos fiscais e por que são relevantes para a sua empresa?
Documentos fiscais são registros de uma transação comercial que servem como comprovação de operação para a Receita Federal, Secretaria de Finanças por município e Secretarias da Fazenda Estadual onde a empresa está sediada.
Ao cumprir com as regras, políticas e regulamentações fiscais estabelecidas pelas entidades responsáveis, a empresa garante a conformidade fiscal ou, em outras palavras, compliance fiscal, reduzindo riscos de multas e penalidades, fortalecendo a sua reputação e estando mais preparada para autuações.
Para se certificar de que você está com os documentos fiscais corretos, é importante entender quais tem validade fiscal e a diferença entre eles.
Situação | Documento | Descrição resumida |
✅ Tem validade fiscal | Arquivo XML | Documento digital autorizado pela SEFAZ, assinado digitalmente e transmitido eletronicamente. Formato oficial para obrigações fiscais e contábeis. |
❌ Não tem validade fiscal | DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) | Representação gráfica simplificada da NF-e, usada para acompanhar mercadoria ou facilitar consulta. É apenas um “espelho” da nota e não substitui o XML. |
Tipos de documentos fiscais: quais sua empresa precisa emitir e armazenar?
As transações comerciais realizadas pelas empresas possuem diversos registros diferentes para serem validados na Receita Federal. A seguir, conheça os principais documentos fiscais:
Documentos de Circulação de Mercadorias
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): documento fiscal digital exclusivo para operações com mercadorias ou serviços tributados por ICMS/IPI, com validade jurídica garantida por assinatura digital emitida e autorização da SEFAZ antes do fato gerador.
- Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC‑e): documento fiscal digital que substitui o cupom fiscal (ECF) nas vendas ao consumidor final, com autorização por SEFAZ estadual. Deve ser emitido por varejistas em operações presenciais ou delivery ao consumidor final.
Documentos de Serviços
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS‑e): documento digital emitido por prestadores de serviços, destinado ao registro de operações sujeitas ao ISS. Varia por município, a automatização depende de autorização local e é gerado em ambiente nacional pela Receita Federal.
Documentos de Serviços de Transporte
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT‑e): substitui o CT convencional em transporte de cargas interestaduais/intermunicipais, com validade jurídica após autorização no ambiente SEFAZ. Deve ser emitido por transportadoras e responsáveis pelo transporte de mercadorias. Emissão obrigatória sempre que houver cobrança pelo serviço.
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF‑e): documento que consolida múltiplas NF‑e ou CT‑e em uma única viagem, exigido no transporte interestadual/intermunicipal. É emitido por empresas que realizam transporte próprio com veículo próprio ou arrendado, em nome do emitente das NF-e transportadas, inclusive quando não há cobrança de frete.
💡 Diferenciação importante: enquanto o CT-e documenta o serviço de transporte prestado, o MDF-e é o registro da operação logística da carga em trânsito. Ele pode compilar vários CT-e (de terceiros) ou diversas NF-e (em transporte próprio).
Por quantos anos devemos guardar documentos fiscais?
Para os contribuintes, os arquivos XML (tanto emitidos quanto recebidos) devem ser guardados por no mínimo 5 anos, com a possibilidade do prazo ser ampliado em casos relacionados a litígio judicial relacionado a crédito tributário.
Já para a administração fazendária (Fisco), é necessário guardar os XML por 11 anos (132 meses), conforme a Constituição do Ajuste SINIEF nº 2/2025.
Os estados podem definir os meios tecnológicos para a guarda, desde que respeitado o tempo mínimo.
Um detalhe relevante é que o prazo de 5 anos para a constituição do crédito tributário permanece em vigor, independentemente da nova regra.
Para se certificar, verifique os portais oficiais de cada documento!
Com o tempo prolongado que se deve guardar os documentos, é fundamental manter um arquivo organizado para não ter problemas com o Fisco.
Para ter um armazenamento seguro, é indicado investir em um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que irá armazenar e organizar os seus documentos fiscais. Isso pode ser feito em nuvem ou com softwares de gestão contábil, para garantir segurança e praticidade.
A importância da digitalização e do armazenamento seguro deve-se aos seguintes fatores: evita multas e penalidades; facilita o cumprimento das obrigações fiscais; simplifica auditorias; e facilita o planejamento financeiro.
Quais são os riscos de não manter os documentos fiscais em conformidade?
Deixar os documentos fiscais desorganizados e sem conformidade podem levar a erros que farão com que a empresa sofra com multas e penalidades, podendo variar de acordo com o grau de risco, quantidade de funcionários, reincidência e descumprimento de prazos.
Além disso, as empresas também podem sofrer impactos em momentos de negociação. Isso porque a reputação fica prejudicada no mercado, além de desestabilizar a confiança dos clientes, parceiros e investidores.
Por fim, falta de controle documental também causa problemas operacionais, pois a empresa precisa lidar com maiores custos em relação a despesas legais ou administrativas, cuidar de retrabalhos, pode ser obrigada a paralisar as atividades, e, possivelmente, até encerrar as suas atividades.
Emitir um documento fiscal incorreto pode gerar multas, autuações e problemas legais para a sua empresa. Para evitar esses riscos, é fundamental manter seus registros organizados e dentro das conformidades fiscais.
Um sistema de gestão integrado ajuda a automatizar processos, reduzir erros e garantir que todos os documentos sejam emitidos corretamente, mantendo sua empresa segura e em dia com o Fisco.
E agora que você conhece os principais tipos de documentos fiscais e sua importância, aproveite para ler também: “Relatórios contábeis: o que são e qual a sua importância para a empresa?”.
