Na rotina de um escritório contábil é fundamental garantir a correta organização e funcionamento das atividades, como a classificação de documentos, a apuração de impostos, a preparação e envio de obrigações acessórias, o controle de prazos e obrigações fiscais, entre outros.
Manter os processos bem estruturados é importante para evitar erros, atrasos e possíveis penalidades. Dessa forma, a eficiência na rotina do escritório contábil é um fator capaz de influenciar o sucesso das operações e contribuir com a tranquilidade dos clientes em relação às suas obrigações fiscais e contábeis.
As metodologias ágeis, quando aplicadas de forma correta, podem contribuir para isso. Mas, o que são metodologias ágeis, como funcionam e podem ser aplicados no contexto contábil?
Neste artigo explicaremos o que é e o porquê de utilizar princípios da metodologia ágil na contabilidade, fornecendo dicas sobre suas aplicações e ferramentas adequadas. Continue a leitura!
O que é metodologia ágil?
A metodologia ágil abrange estratégias e práticas com objetivo de acelerar e melhorar as ações e os resultados de determinada entrega. Se aplica principalmente à gestão de projetos, porém, pode ser utilizada em diversos setores, inclusive no de contabilidade.
A metodologia ágil teve origem na área de desenvolvimento de software, mas seus princípios e práticas também são usados em outros contextos.
O início da sua aplicação ocorreu no começo dos anos 2000, com a publicação do Manifesto Ágil, um documento elaborado por um grupo de profissionais que buscavam uma abordagem mais flexível e colaborativa para o desenvolvimento de softwares.
A utilização de uma metodologia ágil contribui para a entrega correta e otimizada dos projetos e das atividades diárias e seguem alguns princípios básicos, conforme estabelecido no Manifesto Ágil, como:
- Importância da comunicação;
- Interação entre as pessoas;
- Adaptação às mudanças;
O uso de métodos ágeis traz uma série de benefícios, por exemplo:
- Permitir que os envolvidos na tarefa respondam a mudanças e adaptem-se mais facilmente a novas demandas ou requisitos;
- Promover a reflexão e a aprendizagem contínua, possibilitando que os envolvidos identifiquem e corrijam problemas de forma rápida e eficaz.
- Incentivar a autogestão, a colaboração e a comunicação eficaz, o que pode aumentar a produtividade e a eficiência na execução das tarefas.
Esses são apenas alguns dos benefícios e é importante lembrar que a implementação bem-sucedida requer comprometimento e cultura colaborativa!
No escritório de contabilidade é comum nos depararmos com um dia a dia cheio e repleto de entregas.
Por isso, o uso de metodologias ágeis pode facilitar a gestão de demandas e tarefas, contribuindo para a agilidade na produção e entrega, mas como isso pode ser aplicado no dia a dia do contador? Antes de responder a essa pergunta, vamos conhecer os principais métodos ágeis?
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Exemplos de métodos ágeis
A melhor forma para decidir qual método ágil utilizar é considerar as características essenciais do seu dia a dia de trabalho.
Algumas tarefas possuem muitas fases, outras demandam mais colaboração e comunicação, sem muitos ciclos e fases. Entender a natureza do trabalho que precisa ser entregue vai ajudar a escolher os melhores métodos ou adaptar os já existentes.
Pensando nisso, conheça o Kanban, o Scrum e o SMART, três dos mais conhecidos métodos ágeis, e reflita sobre como cada um pode ser integrado ao seu cotidiano.
Kanban
O Kanban é uma ferramenta eficaz para estruturar e visualizar o andamento das tarefas, visando garantir uma comunicação clara e o pleno entendimento das demandas em andamento.
De forma simplificada, o Kanban organiza as demandas em um painel, físico ou digital, dividindo-as de acordo com a fase de execução: ‘a fazer’, ‘em progresso’ e ‘finalizada’.
Antes de iniciar um novo projeto, a equipe realiza uma reunião para identificar as tarefas necessárias, criando um checklist e designando os responsáveis por cada uma.
Posteriormente, as tarefas são inseridas na etapa “a fazer” e cada integrante do time movimenta sua atividade com base no andamento, mudando para “em progresso” quando começam a trabalhar nela e “finalizada” quando é concluída.
Muitas equipes personalizam o Kanban incluindo etapas como “em revisão” para identificar tarefas que necessitam de ajustes antes de serem consideradas finalizadas.
Scrum
O Scrum foca em períodos para a execução das tarefas, chamados de sprint. Os envolvidos têm a liberdade de escolher o tamanho mais adequado para cada sprint e determinar quais tarefas serão adicionadas, levando em consideração prazos e prioridades.
Antes do início de um sprint, os membros da equipe se encontram para pontuar, por meio de votação, as tarefas a serem realizadas. As demais ficam no backlog, um conjunto de demandas organizadas por prioridade, que servirá como fonte para os próximos sprints.
Após a conclusão de um sprint, a equipe revisa as tarefas realizadas, avalia se a entrega foi conforme o esperado, identifica oportunidades de melhoria para o próximo ciclo e destaca as práticas que se mostraram eficazes e devem permanecer no processo de trabalho.
SMART
Caso prefira estabelecer metas e objetivos para um projeto em vez de focar em etapas, ciclos e tarefas, uma excelente opção é adotar a metodologia de metas SMART. Neste método, há 5 princípios a serem seguidos ao definir metas e objetivos:
- S (Específica) – A meta estabelecida deve ser clara e específica, sem deixar espaço para interpretações variadas.
- M (Mensurável) – Certifique-se de definir uma meta que possa ser quantificada, permitindo a obtenção de resultados mensuráveis.
- A (Alcançável) – A meta deve ser viável e em conformidade com a realidade da empresa.
- R (Relevante) – Os objetivos devem agregar valor ao crescimento da empresa e às suas metas, contribuindo de maneira significativa.
- T (Temporal) – É essencial estabelecer um prazo para a meta. Dessa forma, é possível correlacionar os resultados mensuráveis com o período de execução, proporcionando uma visão mais abrangente do desempenho global.
Metodologia ágil na contabilidade
Agora que você sabe o que é um método ágil, vamos refletir sobre os benefícios de se aplicar essas práticas do dia a dia contábil. Os principais benefícios de maneira geral são: eficiência, melhor organização e maior satisfação dos clientes.
Ao considerar, por exemplo, a rotina de um escritório contábil, como aplicar um método ágil? Trouxemos alguns exemplos de ações baseadas em métodos ágeis que podem ser utilizadas no seu dia a dia:
- Manter visível o progresso das tarefas, por meio de ferramentas visuais, possibilita a colaboração e o gerenciamento visual, contribuindo para monitorar o fluxo de trabalho e identificar áreas de melhoria. Exemplo de ferramenta: Kanban Board.
- Priorizar tarefas contribui para que o mais importante seja realizado primeiro. Utilize técnicas como o MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t) com esse objetivo.
- Utilizar ferramentas de automação para a realização de tarefas repetitivas para liberar tempo para atividades mais estratégicas.
- Manter uma documentação simples e eficiente dos processos, focando apenas no essencial, contribuindo para reduzir o tempo gasto em burocracias, além de evitar erros e mal entendidos. Isso pode ser feito no processo de onboarding de clientes, por exemplo.
- Reservar, regularmente, um tempo para revisar seus processos e identificar áreas de melhoria. Pequenos ajustes contínuos podem aumentar significativamente a eficiência e a qualidade de trabalho.
- Ser flexível e estar preparado para ajustar suas prioridades conforme necessário. As metodologias ágeis permitem que você se adapte rapidamente a mudanças e novas demandas.
Lembre-se que seu escritório pode se identificar com um ou mais métodos, você pode, e deve, aplicá-los conforme seus objetivos e necessidades, resultando em maior agilidade e otimização.
Além disso, é importante destacar que para a aplicação das metodologias ágeis não é necessário ter uma equipe. Mesmo trabalhando sozinho, você pode se beneficiar das metodologias ágeis e aplicar seus princípios no dia a dia.
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Flexibilidade, colaboração e eficiência em foco
Como vimos, a utilização de metodologias ágeis pode trazer benefícios como flexibilidade, adaptabilidade e colaboração nas tarefas. A metodologia ágil também promove uma comunicação transparente, definição clara de papéis e responsabilidades, além de permitir a adaptação às necessidades específicas do escritório.
Além disso, ao aplicar a metodologia ágil individualmente, os profissionais contábeis podem melhorar sua organização de tarefas, gerenciamento de tempo e priorização de atividades, resultando em um aumento da eficiência e da produtividade.
Assim, a utilização de metodologias ágeis em escritórios contábeis não só contribui com uma abordagem mais eficaz na prestação de serviços, mas também melhora o relacionamento com o cliente e a competitividade do negócio no mercado atual. Por meio de princípios ágeis, os profissionais da contabilidade tem uma opção para otimizar seus processos e alcançar resultados mais precisos e rápidos.
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