Thiago Feitosa
Para empresas e contadores, é fundamental se preparar e enviar a Escrituração Contábil Digital (ECD) para assegurar conformidade legal e precisão nos registros, promovendo transparência.
O objetivo deste artigo é destacar os pontos-chave dessa obrigação, como quem deve entregar, processo de transmissão, autenticação, assinaturas, penalidades por atraso, dentre outros assuntos.
Continue a leitura para ficar por dentro da ECD 2025.
O que é ECD?
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma parte importante do projeto SPED.
O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), conforme decreto nº 7.979, de 8 de abril de 2013, é uma ferramenta que centraliza as etapas de recebimento, validação, armazenamento e autenticação dos livros e documentos relacionados à escrituração contábil e fiscal de empresários e pessoas jurídicas, incluindo aquelas imunes ou isentas por meio de um fluxo único e computadorizado de informações.
Em resumo, o projeto SPED tem o objetivo de substituir a escrituração em papel pela transmissão digital dos registros.
Desse modo, a ECD consiste no envio, em formato digital, dos seguintes livros contábeis:
- Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- Balancetes Diários, balanços e fichas de lançamento que comprovam os registros contidos neles.
Ao enviar a ECD, diversos tipos de livros contábeis podem ser incluídos em suas diferentes formas de escrituração. Estão previstas as seguintes modalidades:
- G: Diário Geral;
- R: Diário com Escrituração Resumida (associado a livro auxiliar);
- A: Diário Auxiliar;
- Z: Razão Auxiliar; e
- B: Livro de Balancetes Diários e Balanços.
Principais Blocos e Registros na ECD
Conforme o Manual de Orientação da ECD, o arquivo digital compreende diversos blocos entre o registro inicial e o final, cada um representando um conjunto específico de informações. Veja os principais:
BLOCO | DESCRIÇÃO |
0 | Abertura, Identificação e Referências. |
C | Informações Recuperadas da ECD Anterior. |
I | Lançamentos Contábeis. |
J | Demonstrações Contábeis. |
K | Conglomerados Econômicos. |
9 | Controle e Encerramento do Arquivo Digital. |
Abaixo, destacam-se os principais registros que devem ser informados na ECD:
Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital
Registro I050: Plano de Contas
Registro I051: Plano de Contas Referencial
Registro I052: Indicação dos Códigos de Aglutinação
Registro I155: Detalhe dos Saldos Periódicos
Registro I200: Lançamento Contábil
Registro I250: Partidas do Lançamento
Registro I350: Saldo das Contas de Resultado Antes do Encerramento
Registro I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento.
Registro J100: Balanço Patrimonial
Registro J150: Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
- Registro J930: Signatários da Escrituração
Ressaltamos que as informações apresentadas neste artigo foram embasadas no manual da ECD. Para mais esclarecimentos, sugerimos consultar o manual disponível em Manual da ECD – Receita Federal.
Quem é obrigado a entregar a ECD 2025?
Conforme estabelecido no art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, as seguintes entidades devem enviar a ECD:
- Todas as empresas jurídicas tributadas pelo Lucro Real;
- Empresas jurídicas tributadas pelo Lucro Presumido que distribuírem lucros sem escrituração contábil regular;
- Empresas jurídicas imunes e isentas que sejam obrigadas a manter escrituração contábil;
- Sociedades em Conta de Participação (SCP), com a entrega realizada individualmente em um livro específico.
Além disso, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.142/2023, as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional estão obrigadas à entrega da ECD caso tenham recebido aporte de capital, conforme as disposições dos arts. 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123/2006.
Quem está dispensado da entrega?
As entidades que não estão obrigadas a entregar a ECD são:
- Empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto nos casos mencionados acima;
- Órgãos públicos;
- Autarquias;
- Fundações públicas;
- Pessoas jurídicas inativas.
Atenção: é importante diferenciar empresas inativas de empresas sem movimento:
- Empresa inativa: não realiza nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira.
- Empresa sem movimento: pode não ter realizado transações de compra ou venda, mas pode ter outras atividades, como investimentos financeiros ou pagamento de despesas.
Empresas não obrigadas podem, por opção própria, apresentar a ECD e não estão vinculadas a um prazo específico para entrega ou sujeitas a multas.
Quais os prazos de envio da ECD 2025?
A ECD deve ser enviada até o último dia útil de junho do ano subsequente ao ano-calendário da escrituração, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.142/2023.
Para o ano-calendário de 2024, o prazo de entrega é até 30 de junho de 2025.
Importante: Em casos de extinção da pessoa jurídica, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, os prazos são:
MÊS DA OCORRÊNCIA | PRAZO DE ENTREGA |
Eventos ocorridos entre janeiro e maio | entrega até o último dia útil de junho do mesmo ano; |
Eventos ocorridos entre junho e dezembro | entrega até o último dia útil do mês subsequente ao do evento. |
Substituição e retificação da ECD
É importante entender a distinção entre a retificação e a substituição da ECD. A retificação da ECD ocorre quando são necessários ajustes em lançamentos extemporâneos do ano anterior que tenham sido realizados de maneira incorreta.
A substituição da ECD, por sua vez, acontece quando ocorrem erros como equívocos no número do livro, assinatura incorreta de um sócio, omissão de uma declaração ou falta de uma nota explicativa.
Neste caso, é preciso enviar outro arquivo em substituição ao anterior, acompanhado de um termo de verificação para fins de substituição. A entrega do arquivo substitutivo deve ser feita até o ano seguinte.
Autenticação e assinaturas
Atualmente, o recibo de entrega da ECD, emitido pelo SPED, dispensa qualquer outra forma de autenticação. É sugerido armazenar esse recibo em formato PDF ou impresso.
Antes da autenticação, são necessárias, no mínimo, duas assinaturas:
- A assinatura do contador/contabilista, que deve ser feita como pessoa física;
- A assinatura de um responsável pela pessoa jurídica, utilizando o e-CNPJ ou e-CPF do representante legal da empresa.
É importante ficar atento à validade do certificado digital utilizado durante o processo, pois isso pode evitar problemas e minimizar os riscos de uma eventual penalidade durante a entrega da ECD.
Multas e penalidades
Conforme o Artigo 12 da Lei nº 8.218 de 1991, há a possibilidade das seguintes penalidades:
- Multa de 0,5% sobre o valor da receita bruta da pessoa jurídica durante o período de escrituração para aqueles que não cumprirem os requisitos para apresentação dos registros e seus arquivos correspondentes.
- Multa de 5% sobre o valor da operação em questão, limitada a 1% da receita bruta da pessoa jurídica no período de escrituração, para aqueles que deixarem de declarar ou fornecerem informações incorretas relacionadas aos registros e seus respectivos arquivos.
- Multa de 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica durante o período de escrituração, limitada a 1% dessa receita para aqueles que não apresentarem os registros dentro do prazo estabelecido.
As multas serão reduzidas conforme especificado a seguir:
- A multa é reduzida pela metade caso a obrigação seja cumprida após o prazo, porém antes de qualquer procedimento de ofício;
- Se a obrigação for cumprida dentro do prazo estipulado em uma intimação, a multa será reduzida para 75% do seu valor original.
Programa Validador da ECD 2025
A Receita Federal disponibilizou a versão 10.3.3 do programa validador da ECD, que corrige falhas técnicas e melhora o desempenho do sistema. É essencial utilizar a versão mais recente para garantir a conformidade da escrituração.
O download está disponível no site oficial do SPED: Programa da ECD – Receita Federal
A ECD é uma importante obrigação e é fundamental o preenchimento e transmissão de maneira correta, já que compreender e cumprir obrigações como a ECD é essencial para a manutenção da integridade contábil.
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