Jefferson Batista
Aumentar a produtividade do Departamento Pessoal inclui a forma como o processo de admissão é conduzido. Afinal, esse é um processo que, quando bem estruturado, evita dores de cabeça futuras.
Mas, na prática, ainda é comum ver equipes de DP e RH lidando com retrabalho e tentando resolver pendências que poderiam ter sido evitadas com um pouco mais de organização.
Pensando nos processos do DP, a admissão é muito mais do que preencher cadastros. Ela envolve prazos legais, comunicação com várias pessoas e uma série de etapas que, se não estiverem bem conectadas, acabam expondo a empresa a riscos de multas e outros problemas legais.
Por isso, vale a pena olhar com mais atenção para cada etapa do processo de admissão. Identificar os gargalos, padronizar tarefas e contar com as ferramentas certas são passos importantes para melhorar esse processo.
Quer saber por onde começar? Continue a leitura e descubra!
Por que o processo de admissão ainda gera retrabalho no DP?
O processo de admissão, embora pareça um processo simples, pode gerar retrabalho, principalmente devido à falta de organização ou falhas de comunicação.
Muitas vezes, a documentação necessária do novo colaborador não é entregue de forma completa, o que obriga a equipe de DP a fazer novas solicitações, o que gera atrasos no processo de contratação.
Além disso, é comum que o evento de admissão preliminar (S-2190) seja enviado corretamente, mas o evento de admissão (S-2200), fundamental para o registro oficial do colaborador, seja esquecido. Esse tipo de erro pode resultar em multas e complicações legais para a empresa.
A sobrecarga de tarefas é um dos principais desafios enfrentados pelo Departamento Pessoal. Diante da alta demanda de processos, o evento de admissão pode até ser enviado, mas pode retornar com erros.
Com outras pendências em andamento, essas correções acabam sendo esquecidas, o que atrasa ainda mais o processo e aumenta o risco de descumprimento dos prazos legais.
Esse acúmulo de pendências e falhas não resolvidas se torna uma das principais causas de retrabalho, comprometendo diretamente a produtividade da equipe e a eficiência da empresa como um todo.
Mas o que pode ser feito para evitar esse tipo de situação e tornar a admissão um processo ainda mais organizado?
Vamos falar sobre isso a seguir, mas antes veja com mais detalhes os principais erros que podem atrasar esta etapa.
Quais são os principais erros no processo de admissão?
Vimos que mesmo com o envio inicial do evento de admissão preliminar (S-2190), é comum o esquecimento do envio do S-2200, o que compromete a regularidade do processo e pode gerar multas.
Além disso, outras falhas recorrentes incluem:
- Documentação incompleta ou fora do prazo;
- Cadastro inicial incorreto ou faltante no sistema de folha;
- Admissão retroativa sem os devidos registros no eSocial;
- Inconsistência nos dados cadastrais, como CPF, nome ou conta bancária do colaborador.
Esses erros não apenas atrasam o processo de admissão como expõem a empresa a riscos legais e operacionais.
Como estruturar um processo de admissão mais ágil e padronizado?
O primeiro passo para tornar a admissão mais rápida é padronizar. Criar um checklist unificado para todos os novos colaboradores ajuda a garantir que nenhuma informação seja esquecida e que todos os envolvidos saibam exatamente o que fazer.
Além disso, vale investir em uma comunicação pré-admissional clara, com prazos definidos e responsabilidades bem distribuídas. Quando o colaborador sabe o que precisa entregar, até quando e para quem, as chances de atrasos diminuem consideravelmente.
Outro ponto importante é a automatização. Hoje, já existem ferramentas específicas para tornar a admissão mais eficiente. Com elas, é possível receber documentos digitalmente, e validar dados.
Ferramentas que evitam retrabalho no processo de admissão
Um dos maiores aliados de um processo de admissão eficiente é a tecnologia. A integração entre o sistema de folha de pagamento e o eSocial, por exemplo, evita que o DP tenha que digitar as mesmas informações várias vezes em plataformas diferentes. Tudo flui automaticamente, com menos margem para erros e muito mais produtividade.
As soluções People, da Keevo, contam com recursos que simplificam e trazem mais segurança para o processo de admissão.
Além das ferramentas que otimizam todo o fluxo de contratação, o NG Folha nosso sistema de folha de pagamento inteligente, identifica inconsistências antes do envio ao eSocial e facilita a inclusão do novo colaborador na folha. Ele também permite o envio rápido dos eventos S-2200 e S-2190, garantindo uma integração completa e segura com o eSocial.
E nosso novo sistema eKeep trará em breve jornadas de admissão totalmente digitais, que permitem que o novo funcionário suba informações e documentos, facilitando enormemente a vida do DP.
Dessa forma, a equipe ganha tempo, evita erros e consegue acompanhar cada etapa da admissão com mais tranquilidade. Assim, a produtividade aumenta e o retrabalho diminui.
Boas práticas para garantir uma admissão rápida e sem erros
Além do uso das ferramentas certas, adotar uma rotina estratégica pode trazer resultados que vão além dos processos habituais do DP.
O primeiro passo é o alinhamento entre RH e líderes quanto ao perfil da vaga e às etapas do processo. Isso evita retrabalho lá na frente e garante que o candidato certo será contratado com agilidade, sem prejudicar o ritmo da equipe.
Treinar a equipe de DP também é fundamental. Todo mundo precisa estar por dentro dos prazos legais, das exigências do eSocial e do processo de admissão. Um time bem preparado comete menos erros, resolve problemas com mais rapidez e mantém a produtividade mesmo diante de volumes altos de trabalho.
Por fim, padronizar templates, formulários e comunicações com os novos colaboradores ajuda a acelerar o onboarding. Quando o funcionário recebe todas as orientações de forma clara e organizada, ele consegue se preparar melhor e inicia suas atividades com maior segurança e autonomia, reduzindo riscos de falhas ou desalinhamentos.
Ao seguir essas práticas, o DP ganha agilidade e garante admissões mais seguras e dentro da lei. Com processos bem estruturados e ferramentas que realmente facilitam, a produtividade deixa de ser um desafio e passa a ser uma realidade no dia a dia do Departamento Pessoal.
Se você está buscando formas de otimizar sua rotina, comece olhando para a admissão. Pequenas mudanças nessa etapa podem trazer grandes resultados para o seu time e para toda a empresa, e tudo isso começa com foco em processos inteligentes, comunicação clara e tecnologia a favor da produtividade.
Quer continuar melhorando a rotina do seu DP e RH?
No nosso blog e nas redes sociais, você encontra dicas e conteúdos que ajudam essas áreas a ganharem mais estratégia.
Aproveita que está por aqui e dá uma olhada também no artigo “Onboarding: o que é e principais táticas para aplicar no DP” um passo importante que vem logo depois da admissão e influência, diretamente, a integração e o engajamento dos novos colaboradores.
