Erros comuns no eSocial que podem gerar passivo trabalhista

Por que o eSocial exige atenção redobrada do Departamento Pessoal?

Uma das principais características do eSocial é o cruzamento de dados. Ele integra informações que antes eram enviadas para órgãos diferentes, como Receita Federal, Caixa, INSS e Ministério do Trabalho. Com esse envio unificado, a fiscalização se tornou mais precisa.

Na prática, isso significa que erros simples, como uma data de admissão incorreta ou um código de rubrica errado, podem fazer com que os eventos enviados retornem com erros. Se esses erros comuns do eSocial não forem corrigidos, as penalidades são aplicadas: multas automáticas, notificações eletrônicas e o aumento do risco de ações trabalhistas.

Além disso, a fiscalização pode identificar inconsistências entre os dados enviados pelo eSocial e os registros de outros órgãos, como a Receita Federal e a Caixa Econômica Federal. 

Quando isso acontece, a plataforma gera alerta automático que, se não for corrigido rapidamente, pode resultar em multas e complicações legais. Esses erros também podem atrasar o fechamento das obrigações e gerar um enorme retrabalho, impactando a rotina do DP.

Quais são os erros mais comuns no eSocial que geram passivo trabalhista?

A seguir, vamos destacar os erros mais comuns no dia a dia do DP e pontos de atenção no eSocial que podem colocar a conformidade e a saúde financeira das empresas em risco: 

Inconsistência na admissão do colaborador (evento S-2200/S-2190)

Um dos erros comuns no eSocial e mais recorrentes é não enviar o evento de admissão (S-2200) dentro do prazo legal, que é de até um dia anterior ao início das atividades laborais. Quando a empresa deixa para enviar no mesmo dia da contratação ou após a contratação, já está em descumprimento da norma.

Outro ponto é o envio incompleto, falta de dados, documentos desatualizados ou CPF inválido, que podem comprometer a transmissão do evento.

Informações divergentes na folha de pagamento (S-1200)

O evento S-1200 traz os dados de remuneração de cada trabalhador. Por isso, é necessário ficar atento a rubricas, adicionais não calculados corretamente ou descontos indevidos.

Qualquer falha nesse evento pode afetar diretamente o cálculo de encargos sociais, como FGTS, INSS e IRRF, gerando inconsistências nos valores devidos. 

Erros no S-1200 também podem resultar em recolhimentos incorretos de encargos ou no não pagamento de tributos e contribuições devidas, o que pode gerar problemas com a fiscalização e possíveis passivos trabalhistas no futuro.

Férias ou afastamentos informados fora do prazo (S-2230)

As férias e os afastamentos por motivo de saúde (atestados médicos, por exemplo) precisam ser informados de forma precisa e no prazo. 

No caso das férias, o aviso ao trabalhador deve ocorrer com pelo menos 30 dias de antecedência. Já o envio do evento S-2230 ao eSocial, referente ao afastamento por férias, deve ser realizado até o dia 15 do mês subsequente ao início das férias. 

O mesmo vale para afastamentos por doença: eles devem ser registrados até o dia 15 do mês seguinte ao início do afastamento. 

Qualquer atraso no envio dessas informações pode gerar penalidades, como multas automáticas, e prejudicar o controle das obrigações relacionadas ao FGTS e à folha de pagamento.

Rescisão com valores errados ou incompletos (S-2299)

O evento S-2299 trata do desligamento do trabalhador. Aqui, o cuidado precisa ser máximo, porque é onde ocorrem muitas falhas no cálculo de verbas rescisórias, principalmente em casos de férias vencidas, adicionais ou compensações.

A legislação exige que as verbas rescisórias sejam pagas até 10 dias corridos, contados a partir do término do contrato de trabalho. E o evento S-2299 deve ser enviado até 10 dias corridos após a data de desligamento. Se o valor estiver incorreto ou o envio for feito com atraso, a empresa pode enfrentar ações trabalhistas, multas e ser obrigada a pagar diferenças com juros e correção.

Ausência de envio dos eventos periódicos ou não periódicos

A ausência de envio dos eventos periódicos ou não periódicos no eSocial pode gerar sérios problemas para a empresa. Esses eventos são essenciais para garantir o cumprimento das obrigações acessórias, como o FGTS Digital e a DCTFWeb. 

Quando deixados de lado, podem resultar em inconsistências no sistema e no não cumprimento das obrigações fiscais, o que gera multas automáticas e notificações eletrônicas. 

O não envio desses eventos também prejudica o fechamento da folha de pagamento e compromete a integridade dos dados registrados junto aos órgãos competentes, como Receita Federal e Caixa Econômica.

Como evitar erros no eSocial e garantir segurança jurídica para o DP?

Agora que você já viu os principais erros e pontos de atenção do eSocial, vamos falar sobre o que pode ser feito na prática para evitar esses problemas:

1.  Checklist de conferência antes do fechamento

Crie checklist para cada tipo de evento: admissões, férias, rescisões, alterações cadastrais, etc. Isso ajuda a garantir que nenhuma informação obrigatória fique de fora, ou seja, enviada com algum erro, evitando assim esquecimentos que podem gerar passivos.

2. Integração entre folha de pagamento e eSocial

Quando o sistema de folha de pagamento não é integrado com o eSocial, o envio dos eventos deixa de ser automático e pode gerar erros. Sem a integração, não há como saber de imediato se o evento foi enviado corretamente, o que aumenta o risco de falhas não serem detectadas a tempo, comprometendo prazos e a conformidade da empresa com as obrigações legais e obriga o Departamento Pessoal a acessar o portal do eSocial para conferir cada envio manualmente. 

Para evitar esses problemas, é essencial contar com sistemas integrados que gerem os eventos automaticamente ao fechar a folha de pagamento. Essa integração reduz a possibilidade de erros comuns no eSocial e torna a comunicação com o sistema mais ágil, garantindo maior eficiência nos processos.

3. Atualização constante sobre tabelas e eventos 

As tabelas e eventos do eSocial estão sempre passando por mudanças. Ficar por dentro dessas atualizações é essencial e para evitar o envio de informações desatualizadas ou fora do formato exigido. 

Investir em treinamentos rápidos e periódicos faz a diferença. Às vezes, apenas 30 minutos de atualização já podem evitar multas pesadas que, no final, podem custar muito caro para a empresa.

4. Revisão eventos antes de transmiti-los

Antes de transmitir os eventos para o eSocial, é importante revisar todos os dados com atenção. Verifique se as informações estão corretas, especialmente em relação a datas, valores e rubricas. Qualquer erro pode resultar em retornos com falhas ou até em penalidades. Uma revisão cuidadosa evita retrabalho e garante a conformidade.

5. Documentação dos processos

Tenha políticas internas claras sobre admissão, rescisão, afastamentos e fechamento da folha. Com isso, a equipe ganha agilidade e reduz o risco de interpretações erradas que acabam em erros de envio.

O gerenciamento dos eventos transmitidos para o eSocial pode ser menos complicado quando há organização, cumprimento de prazos e processos claros. Com esses cuidados, é possível manter a empresa alinhada às exigências legais e evitar problemas como multas, fiscalizações e passivos trabalhistas.

E se você gostou deste conteúdo sobre os erros comuns do eSocial e quer entender melhor as obrigações do DP e RH, saiba mais sobre o eSocial: principais obrigações e como atender todas as exigências no DP e RH. Nele, você encontrará mais informações sobre como garantir que o Departamento Pessoal e RH cumpra todas as exigências legais.