Jefferson Batista
No dia a dia do Departamento Pessoal, várias tarefas se repetem mês a mês: fechamento da folha, conferência do ponto, lançamentos e envio de informações para o eSocial. E, com tanta coisa acontecendo, muita gente acaba entrando no automático e nem percebe a importância do compliance trabalhista nessas atividades.
O compliance trabalhista reúne práticas que contribuem para que a empresa atue em conformidade com as leis e normas do trabalho, de forma mais organizada e alinhada aos padrões exigidos.
Quando o compliance faz parte da rotina, a empresa minimiza riscos, evita erros e ganha mais segurança. Mas quando esses cuidados ficam de lado, aumentam as chances de retrabalho, multas e prejuízos.
Por isso, o Departamento Pessoal tem um papel importante em manter os processos alinhados e reforçar a presença do compliance trabalhista para evitar esses problemas.
Quer saber como evitar multas trabalhistas e adotar práticas que deixam sua rotina mais segura?
Então continue a leitura!
O que é compliance trabalhista e por que ele é tão importante para as empresas?
O compliance trabalhista é um conjunto de diretrizes e procedimentos sistematizados voltado para alinhar a empresa às exigências da legislação trabalhista.
Com isso, torna-se possível reduzir riscos trabalhistas para as empresas, melhorar os processos internos e fortalecer a gestão, preservando a reputação e a continuidade das atividades da organização.
Mais do que somente seguir as obrigações legais, o compliance trabalhista também busca estabelecer diretrizes internas claras, incentivando uma cultura organizacional baseada na ética, na responsabilidade e na integridade.
Por isso, documentos como o código de conduta, o regulamento interno e outras normas da empresa precisam estar bem estruturados e acessíveis, indicando de forma clara o que se espera dos colaboradores no ambiente de trabalho.
É importante entender que compliance trabalhista não é o mesmo que assessoria jurídica trabalhista.
Enquanto a assessoria tem foco em responder às demandas e conflitos já existentes, o compliance atua de maneira mais preventiva, ajudando a identificar, corrigir e evitar falhas ou irregularidades nos processos de gestão de pessoas.
Essa atuação preventiva é justamente o que torna o compliance trabalhista tão importante dentro das organizações.
Ao mapear riscos, orientar condutas e padronizar processos, ele contribui para que a empresa cumpra suas obrigações legais com mais consistência e segurança.
Isso ajuda a diminuir riscos legais e fortalece uma gestão de pessoas mais transparente e confiável para a equipe e para a empresa.
Quais são os principais riscos trabalhistas e como eles podem impactar a sua empresa?
Manter a conformidade requer atenção constante em cada etapa, pois, quando as empresas utilizam sistemas comuns de folha de pagamento, pequenas falhas operacionais ou descuidos no cumprimento da legislação podem acabar gerando grandes problemas para o negócio.
Entre os principais riscos trabalhistas que podem comprometer a conformidade, estão:
● Erros no fechamento da folha de pagamento
No momento do fechamento da folha, falhas como cálculo incorreto de horas, descontos que não deveriam ser feitos ou informações não conferidas com atenção podem acontecer. Essas falhas podem gerar multas, autuações e passivos trabalhistas.
Por isso, manter uma rotina organizada e revisar os dados com cuidado pode ajudar a reduzir esses riscos, e esse também é um papel do DP no compliance.
● Falhas no envio de informações ao eSocial
Manter o envio das informações para o eSocial dentro do prazo e com dados corretos é fundamental para evitar complicações. Atrasos, dados incorretos ou faltantes podem resultar em multas administrativas, passivos trabalhistas e aumentar o retrabalho do Departamento Pessoal.
Essas falhas também dificultam o acompanhamento das exigências legais e a gestão dos processos internos. Pensando nisso, é importante que o DP tenha atenção redobrada na conferência e no envio desses dados.
● Descumprimento de normas de saúde e segurança
Não seguir as normas de saúde e segurança pode expor a empresa a riscos graves, como acidentes de trabalho e doenças ocupacionais.
Além disso, a falta de conformidade pode gerar desgaste na relação com os colaboradores, afetando o ambiente de trabalho e a confiança na gestão.
Por isso, manter a atenção nessas normas, como as NRs 1, 6, 7 e 17, é importante para evitar complicações que vão além do jurídico.
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● Gestão inadequada de contratos e benefícios
Quando os contratos de trabalho não estão atualizados ou bem organizados, podem surgir dúvidas e desencontros sobre direitos e responsabilidades, dificultando o alinhamento entre a empresa e os colaboradores.
Da mesma forma, a falta de controle adequado sobre os benefícios pode resultar em erros nos pagamentos ou na concessão, o que tende a causar insatisfação e impactar negativamente o clima organizacional.
Diante desses desafios, fica fácil entender por que o Departamento Pessoal é tão importante para auxiliar a empresa a manter tudo dentro das regras trabalhistas.
Quer descobrir de que forma o DP pode apoiar a gestão e ajudar a evitar esses riscos?
Continue a leitura para descobrir!
O papel do Departamento Pessoal no compliance trabalhista
O Departamento Pessoal pode desempenhar várias funções importantes para ajudar a empresa a manter o compliance trabalhista, tais como:
1. Manter os processos alinhados à legislação
O DP precisa estar atento às atualizações legais e ajustar seus fluxos internos sempre que necessário para manter a conformidade.
Isso ajuda a evitar erros, facilita o cumprimento das obrigações e traz mais segurança para a empresa em suas operações diárias.
2. Realizar conferências periódicas para evitar inconsistências
Fazer revisões regulares dos dados, como folhas de pagamento, registros de ponto e informações enviadas ao eSocial, ajuda a identificar possíveis erros antes que eles causem problemas maiores.
3. Apoiar a comunicação entre RH, jurídico e liderança
O Departamento Pessoal pode ajudar a conectar RH, jurídico e lideranças, promovendo uma troca mais clara de informações. Essa integração favorece a tomada de decisões mais conscientes e evita ruídos que podem comprometer a conformidade da empresa.
4. Treinar colaboradores sobre práticas seguras e éticas
Além de cuidar dos processos, o DP também pode ser um canal de orientação. Promover treinamentos recorrentes ajudam a reforçar boas práticas e a criar uma cultura de responsabilidade e respeito às normas trabalhistas.
Isso contribui para um ambiente mais seguro, transparente e alinhado com os princípios do compliance trabalhista.
E por falar em boas práticas, selecionamos a seguir algumas ações que podem auxiliar o DP a manter a empresa em conformidade com a legislação. Vamos lá?
Boas práticas de compliance trabalhista no DP
Algumas práticas podem ajudar o Departamento Pessoal a tornar o compliance trabalhista parte da rotina.
Pensando nisso, listamos quatro maneiras para facilitar esse processo:
- Políticas internas claras: um bom começo é formalizar regras sobre condutas, horários, uso de benefícios, política de férias, entre outros. Isso evita interpretações diferentes para um mesmo processo.
- Tecnologia como aliada: sistemas que oferecem automação, alertas de vencimentos, auditorias automáticas e integração com o eSocial, como, por exemplo, as soluções People da Keevo, trazem mais controle e agilidade para o time do Departamento Pessoal. À medida que essas automações são adotadas, a necessidade de digitações manuais e revisões diminui, tornando a rotina mais eficiente.
- Checklists e cronogramas: organizar o calendário de entregas, pagamentos e obrigações mensais em formatos visuais ajuda a evitar esquecimentos e atrasos. Com essa organização, o time do DP consegue acompanhar melhor os prazos e garantir que nada fique para trás.
- Atualização constante: como mencionamos antes, estar atento às mudanças na legislação e nas práticas do mercado ajuda o DP a ajustar seus processos rapidamente, evitando surpresas e mantendo a empresa alinhada às novas exigências. Fontes como o portal Gov.br, o site do MTE, boletins sindicais e canais educativos sobre DP e RH no YouTube são ótimos recursos para acompanhar essas atualizações no dia a dia.
Para facilitar ainda mais esse acompanhamento, no nosso canal do YouTube você encontra vídeos com explicações práticas sobre temas que impactam diretamente a rotina do DP. Vale a pena conferir!
Manter o compliance trabalhista é um desafio constante, mas também uma oportunidade para o Departamento Pessoal apoiar a empresa a trabalhar de forma mais segura e organizada.
Com processos alinhados, atenção aos detalhes e uso das ferramentas certas, o DP pode ajudar a reduzir riscos e tornar a rotina mais tranquila para todos.
Keevo People vê o DP e o RH como áreas que podem ir muito além das tarefas operacionais, ganhando um papel estratégico e focado nas pessoas.
Acreditamos que uma gestão eficiente gera gente contente e é por isso que oferecemos conteúdos e práticas para facilitar sua rotina e potencializar os resultados da sua empresa.
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