Iuli Fialho
A rotina do Departamento Pessoal é repleta de tarefas que acontecem simultaneamente. Enquanto chega documentação de admissão de um lado, do outro chegam rescisões para calcular, benefícios para ajustar, pontos para conferir e tributos para apurar.
E no meio disso tudo, ainda tem o fechamento da folha de pagamento. Uma etapa que, assim como todas as outras, exige atenção máxima aos detalhes.
Além de assegurar que os pagamentos sejam realizados corretamente, essa fase exige o cumprimento de obrigações legais que, se negligenciadas, podem acarretar multas e até processos trabalhistas.
Por isso, é importante ter processos bem definidos, revisar todos os lançamentos com atenção e garantir que os prazos sejam respeitados.
Para te ajudar neste desafio, preparamos um checklist prático que pode auxiliar você a estruturar as etapas do fechamento da folha de pagamento e organizar melhor este processo.
Com ele, sua rotina pode ficar mais organizada e as dores de cabeça que o fechamento da folha de pagamento costuma trazer, reduzidas.
Quer saber como? Então, continue a leitura!
O que é o fechamento da folha de pagamento e por que ele exige tanta atenção?
O fechamento da folha é o processo final de apuração de tudo que envolve o salário dos colaboradores dentro de um determinado período (geralmente o mês).
É quando o DP/RH junta todas as informações e calcula quanto cada pessoa deve receber, considerando todos os proventos e descontos.
Entre as principais verbas e informações que compõem a folha de pagamento estão:
- salários;
- adicionais (noturno, insalubridade e periculosidade);
- benefícios concedidos e gratificações;
- faltas, atrasos e descontos aplicados;
- dados da folha de ponto e horas trabalhadas (como base para cálculo das verbas);
- incidência de impostos e encargos sociais.
As informações de pagamento de cada funcionário podem variar, por isso, prestar atenção em cada detalhe ajuda a evitar erros nos cálculos e problemas como ações trabalhistas, multas ou atrasos.
Além de ser uma etapa indispensável para manter a regularidade dos pagamentos, o fechamento da folha é uma obrigação acessória prevista no artigo 225, inciso I e § 9º, e no artigo 273 do RPS – Decreto nº 3.048/99.
Por isso, todos esses dados precisam ser enviados ao eSocial, especialmente os eventos periódicos relacionados à folha, até o dia 15 do mês subsequente ao período de apuração.
Quer saber mais?
No nosso artigo “eSocial: principais obrigações e como atender todas as exigências no DP e RH” você confere as principais obrigações do eSocial e caminhos para garantir a conformidade no DP e RH.
Principais desafios enfrentados pelo DP no fechamento da folha
O fechamento da folha de pagamento costuma ser um momento intenso, com prazos apertados e muitas etapas acontecendo ao mesmo tempo. Essa rotina exige cuidado redobrado na conferência e no processamento das informações.
Entre os pontos que merecem atenção nessa fase estão:
- cálculos incorretos;
- descumprimento de prazos;
- inconformidade legal;
- dados duplicados, incompletos ou preenchidos incorretamente.
Diante de tantos detalhes, contar com um passo a passo é importante para organizar este processo.
Por isso, para facilitar o fechamento da folha da sua empresa, confira a seguir o checklist que preparamos para tornar essa tarefa mais organizada.
Checklist passo a passo para um fechamento da folha sem erros
Esse checklist ajuda você a conferir cada etapa, reduzindo retrabalho no período de fechamento da folha.
Vamos começar?
1 – Atualizar e validar todos os lançamentos do período
Antes de fechar a folha de pagamento, vale a pena revisar com atenção todas as verbas e descontos que compõem a remuneração. Para isso, considere:
- Salário contratual: vale conferir se está de acordo com o previsto no contrato;
- Horas extras e adicionais: revise os lançamentos de horas extras, adicional noturno, comissões, gratificações, insalubridade e periculosidade, quando aplicável;
- Faltas e afastamentos: identifique ocorrências no mês e confira se os descontos foram aplicados corretamente;
- Descontos e reembolsos: cheque se adiantamentos, reembolsos e outros abatimentos estão corretamente lançados.
2 – Estar atento às admissões e desligamentos recentes
Sempre que alguém entra ou sai da empresa, é importante revisar se tudo foi calculado de acordo com o período trabalhado. Veja o que observar em cada caso:
- Admissões: verifique se o salário, benefícios e encargos foram calculados proporcionalmente aos dias trabalhados no mês de entrada;
- Desligamentos: é interessante revisar se as verbas rescisórias, como férias proporcionais, 13º salário proporcional, aviso prévio, saldo de salário e descontos previstos, foram incluídas corretamente.
Com esses cuidados, você pode evitar problemas trabalhistas futuros e ajustes posteriores no fechamento da folha.
Quer entender os principais tipos de desligamento e como fazer uma rescisão trabalhista sem riscos para o DP?
No artigo “Desligamento de funcionários: como conduzir de forma segura e eficiente.”, a gente explica tudo isso e ainda traz um passo a passo prático para conduzir o processo de forma correta.
3 – Revisar encargos e tributos
Antes de fechar a folha, revise os valores de INSS, FGTS e IRRF com cuidado. Conferir esses cálculos antes do envio ao eSocial ajuda a manter a empresa alinhada às exigências legais.
Os encargos mais comuns são:
- FGTS: corresponde a 8% do salário e deve ser depositado pelo empregador em uma conta vinculada ao trabalhador;
- IRRF: varia conforme a faixa salarial, seguindo a tabela progressiva, e deve considerar deduções permitidas, como dependentes;
- INSS: calculado conforme a faixa salarial, respeitando as alíquotas progressivas estabelecidas na tabela vigente.
4 – Validar benefícios e descontos consignados
Verifique se todos os benefícios e descontos consignados foram lançados corretamente, respeitando a legislação e o que foi acordado em contrato.
Para isso observe:
Vale-transporte: confira se o desconto aplicado está dentro do limite de até 6% do salário-base;
- Vale-alimentação: valide o desconto (quando houver) de acordo com o percentual previsto em Convenção Coletiva ou contrato;
- Convênios e outros benefícios: revise valores referentes a planos de saúde, odontológicos e demais benefícios concedidos pela empresa;
- Descontos consignados: confirme se os valores de empréstimos ou outros descontos autorizados foram aplicados corretamente, conforme contrato firmado pelo trabalhador.
5 – Gerar relatórios e enviar arquivos para pagamento
Após conferir todos os lançamentos, gere os relatórios finais da folha de pagamento e valide os valores antes de enviar os arquivos ao banco.
Certifique-se de que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações salariais e aos relatórios financeiros, preservando a privacidade dos trabalhadores.
É importante também verificar se os arquivos estão no formato correto exigido pelo banco e se todas as informações estão atualizadas para evitar atrasos no processamento.
Ferramentas e práticas que ajudam a evitar erros no fechamento da folha
O uso de recursos tecnológicos e a adoção de algumas práticas podem fazer toda a diferença na sua rotina no Departamento Pessoal, principalmente em períodos de fechamento da folha de pagamento.
Sistemas de folha integrados ao eSocial e que contam com automação, tornam os cálculos mais rápidos e facilitam a comunicação com a plataforma do governo, reduzindo erros que poderiam passar despercebidos e otimizando o tempo da equipe.
Além disso, conferências com relatórios automáticos, alertas de irregularidades e checklists digitais ajudam a identificar inconsistências antes do envio final, diminuindo a chance de ter de refazer o trabalho.
Digitações e conferências vão diminuindo quanto mais se usam automações eficientes em sistemas que os disponibilizem.
Manter um calendário de obrigações atualizado e revisar os processos periodicamente contribui para que o fechamento da folha seja menos sujeito a imprevistos.
E se você quer saber mais sobre como a automação pode simplificar e transformar a rotina do DP e do RH, não deixe de ler nosso artigo “Automação para Departamento Pessoal: como resolver problemas comuns.” e descubra os benefícios da automação para o DP e como ter um departamento pessoal mais ágil.
A importância de processos bem organizados para o DP
Fechar a folha de pagamento com atenção aos detalhes evita transtornos que podem impactar a rotina do DP.
E quando esse processo está bem organizado, sobra mais tempo para analisar dados, identificar melhorias e planejar ações estratégicas para outras demandas do setor.
Keevo People acredita que o DP e o RH têm potencial para ir muito além das tarefas operacionais. Com o apoio certo, essas áreas podem se tornar mais estratégicas, eficientes e alinhadas com as necessidades reais das pessoas.
Por isso, estamos ao seu lado para compartilhar conhecimento e práticas que ajudam a tornar sua rotina mais leve e produtiva. Afinal, quando o DP e o RH funcionam bem, toda a empresa sente os resultados.
E, como gostamos de dizer, uma gestão eficiente gera gente contente.
Quer dar o próximo passo? Explore mais conteúdos no nosso blog e acompanhe nossas redes sociais para ficar por dentro de mais dicas do universo de DP e RH.
