Carolina Vianna
Se você é um empresário que atua ou acompanha de perto o setor contábil e fiscal da empresa, já deve ter ouvido falar no certificado digital. Apesar de sua obrigatoriedade em diversos processos, muitos ainda têm dúvidas sobre o que ele realmente é, como funciona e por que é importante no dia a dia.
O certificado digital para empresas é a identidade eletrônica que garante segurança, autenticidade e validade jurídica em documentos e transações digitais.
Neste artigo, vamos explicar seu papel, mostrar os tipos mais comuns (A1 e A3), como obtê-lo e renovar, além de destacar como um ERP integrado pode facilitar sua gestão.
O que é um certificado digital e para que serve nas empresas?
O certificado digital para empresas é um arquivo eletrônico que funciona como a “assinatura digital” da pessoa jurídica no meio eletrônico. Ele é emitido dentro da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) e garante validade jurídica a transações e documentos assinados digitalmente.
Na prática, ele é usado para:
- Emitir e assinar notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, NFC-e).
- Transmitir obrigações acessórias como SPED, DCTF, ECF e eSocial.
- Acessar sistemas governamentais como o e-CAC da Receita Federal ou a Conectividade Social da Caixa.
Ou seja, o certificado digital é o elo que conecta a empresa ao governo, além de assegurar que todas as informações enviadas são legítimas e protegidas.
Tipos de certificado digital disponíveis para empresas
Há alguns tipos de certificados digitais para empresas, como o certificado tipo A, que é o certificado de assinatura digital, sendo dividido em A1, A3 e A4; o tipo S, que é o certificado de sigilo e confidencialidade, dividido em S1, S3 e S4; e o tipo T, que é o certificado de tempo T3.
Os certificados que são considerados como os principais por serem exigidos em obrigações fiscais e contábeis, além de serem os mais comercializados e utilizados por empresas de diferentes portes são:
Certificado A1 | Certificado A3 | |
Formato | É um arquivo digital gerado e armazenado no computador ou dispositivo móvel do usuário. | Armazenado em mídia física, como token USB, cartão com chip ou diretamente na nuvem. |
Validade | Média de 12 meses. | Pode variar entre 1 a 5 anos, dependendo da modalidade e da AC emissora. |
Uso | Pode ser copiado para backup e usado em múltiplos dispositivos. | Seu uso só é viável em um dispositivo simultâneo. |
Qual escolher para um negócio?
Isso vai depender da realidade da empresa.
Enquanto o A1 é indicado para quem busca praticidade, agilidade, facilidade de backup e uso em diferentes dispositivos, o A3 oferece maior segurança física e validade mais longa, sendo ideal para quem prioriza proteção de chave privada, mesmo que dependa de mídia física ou acesso autorizado a cada uso.
Casos em que há a obrigatoriedade do certificado digital nas empresas
A obrigatoriedade do certificado digital para empresas está prevista na legislação fiscal brasileira. Toda e qualquer empresa que emita notas fiscais eletrônicas, como NF-e ou NFC-e, precisa do certificado digital — inclusive o MEI, se for emitir nota de produto para uma pessoa jurídica.
Não contar com esse recurso pode gerar problemas: desde a impossibilidade de emitir notas fiscais até multas elevadas por falta de entrega de obrigações legais. Em outras palavras, o certificado não é apenas uma formalidade, é um requisito para manter a empresa em conformidade.
Atenção para quem emite NFS-e! Há duas possibilidades: caso você faça o processo pelo site da prefeitura do seu município, o certificado digital não é obrigatório. Entretanto, caso utilize softwares para esse procedimento, o certificado é, sim, necessário.
Como obter um certificado digital para a empresa
O processo para obter um certificado digital para empresas pode ser considerado relativamente simples, mas é necessário ter atenção e cuidado. Siga o passo a passo a seguir para entender como funciona a emissão:
1. Escolha o tipo de certificado (A1 ou A3)
Tenha em mente e de forma bastante clara o que você está buscando para a empresa, quais benefícios e usabilidades são necessários no momento.
2. Selecione uma Autoridade Certificadora (AC)
É necessário que ela seja credenciada pela ICP-Brasil, como a Serpro, Certisign, Soluti, Valid, Digitalsign, entre outros.
3. Solicite o certificado no site da AC escolhida
Em seguida, agende a validação de identidade. Ela pode ser feita presencialmente, com biometria, foto e documentos, ou remotamente, por videoconferência.
4. Receba o certificado digital
Após validação de identidade, o A1 é enviado por download; e o A3 é entregue via mídia física (podendo ser token ou cartão) ou com acesso em nuvem.
5. Instale o certificado digital
Basta seguir as instruções da Autoridade Certificadora (AC) de acordo com o tipo de certificado escolhido, seja em formato de software, token ou arquivo digital.
6. Teste o funcionamento
Para garantir que o certificado digital está funcionando devidamente, teste acessar o e-CAC ou emita uma NF-e, por exemplo.
Dicas e cuidados ao escolher o certificado digital para empresas: |
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A importância do certificado digital para empresas
O certificado digital para empresas é muito mais que uma formalidade burocrática: ele é a identidade eletrônica que assegura legalidade, segurança e eficiência nas operações do dia a dia.
Seja para assinar documentos eletrônicos, transmitir informações fiscais ou acessar serviços governamentais, o certificado digital garante confiabilidade e simplifica processos.
A escolha entre A1 e A3 dependerá da rotina da empresa, mas em ambos os casos o resultado é o mesmo: mais agilidade, conformidade legal e proteção contra fraudes.
O próximo passo para qualquer empresa é avaliar suas necessidades, escolher uma certificadora de confiança e implantar o certificado digital o quanto antes. Assim, além de atender às exigências legais, a organização estará preparada para atuar de forma moderna e segura em um ambiente cada vez mais digital.
Gostou do conteúdo? Leia sobre “Como emitir Notas Fiscais: passo a passo” para aprender sobre a conformidade fiscal da empresa, com foco na correta emissão das notas fiscais.
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