Guia completo de fechamento fiscal para contadores

O que é fechamento fiscal?

O fechamento fiscal é um processo contábil importante que consiste na consolidação de todas as operações fiscais realizadas em um período específico. Seu objetivo é garantir que a empresa esteja em conformidade com a legislação tributária, assegurando que todas as obrigações fiscais sejam devidamente apuradas e enviadas aos órgãos competentes.

Embora, na maioria dos casos, o fechamento fiscal seja realizado mensalmente, sua periodicidade pode variar de acordo com o tipo de tributo e o regime tributário adotado pela empresa.

Esse processo envolve a coleta, análise e apuração de dados relacionados às notas fiscais emitidas e recebidas, visando calcular os tributos e entregar as obrigações acessórias. Sendo assim, é necessário que haja conformidade em relação às exigências específicas de cada regime tributário para apuração e pagamento dos impostos.

O fechamento fiscal é indispensável para garantir que todos os impostos sejam pagos corretamente e no tempo certo, evitando problemas com o Fisco, como multas e autuações. 

Entenda a diferença entre fechamento fiscal e fechamento contábil

Apesar de estarem interligados, o fechamento fiscal e o fechamento contábil possuem objetivos distintos na contabilidade empresarial: 

• Fechamento fiscal: focado no cumprimento das obrigações tributárias de uma empresa. O processo abrange a apuração de impostos, a emissão de documentos fiscais e a entrega de declarações. Essas atividades asseguram a conformidade com a legislação tributária, evitando multas e outras penalidades legais.
• Fechamento contábil: o objetivo é elaborar e analisar demonstrações financeiras, como o balanço patrimonial, a DRE e o fluxo de caixa. Esse processo oferece uma visão abrangente da saúde financeira da empresa, consolidando informações essenciais para a tomada de decisões estratégicas e o cumprimento de obrigações societárias.

Esses processos são complementares. Os dados apurados no fechamento fiscal devem ser consistentes com as informações registradas no fechamento contábil. 

Enquanto o fechamento fiscal está voltado para atender às exigências tributárias, o fechamento contábil concentra-se na análise financeira estratégica, contribuindo para decisões gerenciais mais precisas.

Por que o fechamento fiscal é tão importante? 

A relevância do fechamento fiscal vai além do cumprimento de obrigações legais. Ele impacta diretamente aspectos importantes, como:

• Conformidade legal: é fundamental, pois assegura que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais e ajuda a evitar multas e outras penalidades, garantindo a precisão das informações declaradas aos órgãos fiscais;

• Fechamento fiscal: oferece uma visão clara da saúde financeira da empresa. Ao consolidar todas as operações fiscais, é possível para o contador realizar uma análise detalhada da situação financeira, identificando oportunidades de otimização e possíveis riscos;
• Integridade dos dados contábeis: um fechamento fiscal bem executado assegura a consistência entre a integração dos dados fiscais e contábeis, contribuindo para a elaboração de relatórios financeiros precisos e confiáveis.

Quando deve ser realizado o fechamento?

Geralmente, o fechamento fiscal ocorre no mês subsequente ao período analisado. Isso implica que todas as operações de um determinado mês devem ser concluídas e os cálculos tributários realizados no mês seguinte. Por exemplo, as atividades de janeiro são apuradas em fevereiro.

É importante ressaltar que alguns impostos são apurados trimestralmente. Essa variabilidade no prazo para o fechamento fiscal ocorre em função do tipo de imposto, do regime tributário da empresa e da legislação vigente.

Portanto, é preciso estar atento às especificidades da situação fiscal de cada empresa para garantir a conformidade com as exigências legais.

Passos necessários para o fechamento fiscal

O fechamento fiscal é um processo indispensável para qualquer empresa, garantindo a conformidade com a legislação tributária e a geração de informações precisas para a tomada de decisões. 

Para que esse processo seja realizado de forma eficiente e sem erros, é importante seguir alguns passos e adotar boas práticas. 

• Organização de documentos: organize todas as notas fiscais de entrada e saída, garantindo sua classificação antes da escrituração. Isso assegura que nenhuma transação importante fique de fora do processo;
• Verificação da escrituração: certifique-se de que todos os registros nos livros fiscais estejam corretos e completos, incluindo notas fiscais emitidas e recebidas, livros de apuração de impostos e outros documentos fiscais;
• Cálculo dos impostos: realize o cálculo preciso de todos os impostos incidentes sobre as operações realizadas no período, como: ICMS, ISS, PIS, COFINS, IRPJ e CSLL;
• Consideração de benefícios fiscais: verifique se a empresa tem direito a algum benefício fiscal e aplique-o corretamente no cálculo dos impostos;
• Preenchimento das declarações: prepare e transmita todas as declarações fiscais exigidas pela legislação, como: SPED Fiscal, SPED Contribuições, respeitando os prazos estabelecidos e conforme a tributação da empresa.

Erros comuns e como evitá-los

Erros durante o fechamento fiscal são comuns e podem gerar consequências sérias para a empresa, como multas, autuações e até mesmo a perda de benefícios fiscais. A correria do dia a dia e as constantes mudanças na legislação tributária exigem atenção redobrada e a adoção de medidas eficazes para minimizar os riscos.

Confira abaixo os 7 erros mais comuns e dicas práticas para preveni-los:

1. Falta de um checklist: a falta de um passo a passo pode ocasionar erros durante o processo de fechamento. Elabore um checklist detalhado para assegurar que todas as etapas do fechamento fiscal sejam executadas com precisão e no prazo.
2. Falta de organização: mantenha todos os documentos fiscais organizados e em um local seguro. Utilize pastas, arquivos digitais ou sistemas de gerenciamento que permitam fácil acesso e recuperação das informações.
3. Atraso na escrituração: evite deixar o registro das operações para o final do período, pois isso pode resultar em erros. Realize a escrituração de forma contínua para facilitar o fechamento e a entrega das obrigações acessórias, evitando multas e penalidades.
4. Desconhecimento da legislação: é fundamental manter-se atualizado sobre as modificações na legislação tributária. Isso ajuda a evitar erros na apuração dos impostos. Considere participar de cursos ou acompanhar publicações de especialistas na área.
5. Falta de conciliação: realize a conciliação regular entre os livros fiscais e os sistemas de contabilidade. Essa prática é essencial para identificar divergências nos valores de impostos e facilitar a correção de erros antes do fechamento.
6. Utilização de sistemas inadequados: escolha softwares de gestão contábil e fiscal que atendam às suas necessidades e que ajudem a minimizar erros manuais. Ferramentas adequadas tornam o processo mais eficiente e seguro.
7. Falta de treinamento: a falta de treinamento da equipe pode gerar erros e atrasos nas entregas. Providencie treinamentos para os colaboradores envolvidos no fechamento fiscal, assegurando que todos compreendam suas responsabilidades e o fluxo do processo.

E não se esqueça do mais importante, antes de iniciar o fechamento, familiarize-se com as particularidades de cada empresa e suas tributações específicas. Ao adotar essas práticas, sua empresa estará mais preparada para enfrentar os desafios do fechamento fiscal e minimizar os riscos associados a erros comuns.