Fechamento contábil: o que é, como e quando fazer

O que é fechamento contábil?

O fechamento contábil é um balanço periódico realizado pela contabilidade, que ocorre ao final de um período específico, podendo ser mensal, trimestral ou anual. Esse processo envolve a análise detalhada das receitas, despesas, ativos e passivos, com o objetivo de apresentar um panorama da situação financeira da empresa. 

Além disso, o fechamento contábil assegura que os dados contábeis sejam precisos e completos, proporcionando informações essenciais para a elaboração de relatórios financeiros, como:

• Balanço Patrimonial: apresenta a saúde financeira da empresa em um momento específico, indicando a situação de seus ativos e passivos;
• Demonstração de Resultados: mostra o resultado líquido da empresa em um determinado período, evidenciando a lucratividade ou prejuízo;
• Fluxo de Caixa: demonstra as entradas e saídas de dinheiro da empresa, auxiliando no planejamento financeiro e na gestão de capital de giro. 

Vale ressaltar que o fechamento contábil é essencial para identificar e corrigir inconsistências financeiras, garantindo conformidade com as obrigações fiscais.

Qual é o período ideal para realizar o fechamento contábil?

A periodicidade do fechamento contábil costuma gerar dúvidas, mas ele deve ser realizado ao final de cada período contábil, conforme definido pela empresa junto ao contador. A frequência pode variar de acordo com as necessidades da organização.

Para pequenas empresas, o fechamento semestral costuma ser suficiente para manter o controle financeiro. Porém, o fechamento mensal é o mais recomendado, pois oferece uma visão contínua das finanças, que pode identificar erros ou inconsistências, permitindo a correção para evitar maiores problemas.

Por sua vez, o fechamento anual é obrigatório segundo o Artigo 1.179 do Código Civil Brasileiro, que determina que todas as empresas devem manter uma contabilidade uniforme e elaborar, anualmente, o balanço patrimonial e a demonstração de resultados.

A importância do fechamento contábil para a saúde financeira das empresas

O fechamento contábil é fundamental para a saúde financeira das empresas, pois vai além do cumprimento das responsabilidades fiscais. Ele proporciona uma visão clara da situação financeira, permitindo a otimização de recursos, a identificação de áreas de desperdício e o mapeamento do desempenho de diferentes setores. Com registros financeiros mais precisos, as chances de erro são significativamente reduzidas, protegendo a empresa de prejuízos.

Outro aspecto importante do fechamento contábil é a tomada de decisões. Os gestores podem basear suas estratégias em dados reais, aumentando a probabilidade de novos investimentos e iniciativas. Essa prática não apenas otimiza a alocação de recursos, mas também ajuda a garantir a conformidade com as obrigações fiscais, evitando complicações burocráticas.

Estabelecer um ciclo regular dessa atividade também prepara as empresas para auditorias. Assim, o fechamento contábil não deve ser visto apenas como uma formalidade, mas sim como uma ferramenta estratégica para manter a saúde financeira do negócio forte e sustentável a longo prazo.

Como fazer o fechamento contábil?

Para entender como fazer o fechamento contábil, veja as 5 etapas abaixo:

1. Planejamento e preparação

• Elaborar cronograma: detalhar as atividades a serem realizadas, os responsáveis por cada etapa e os prazos para conclusão;
• Definir o período contábil: estabelecer o início e o fim do período que será fechado;
• Reunir os documentos: coletar todos os documentos fiscais, bancários e contábeis referentes ao período.

2. Conciliação bancária

• Comparar os saldos: compare os saldos das contas bancárias com os saldos registrados no sistema contábil;
• Analisar as diferenças: investigar as diferenças entre os saldos e ajustar os lançamentos contábeis, se necessário;
• Conciliar os extratos: conciliar os extratos bancários com os lançamentos contábeis, item por item.

3. Ajustes contábeis

• Realizar os ajustes de encerramento

• • Depreciação de ativos fixos;
  • Amortização de intangíveis;
  • Provisão para devedores duvidosos;
  • Provisão para férias e 13º salário;
  • Ajustes de inventário.
    

• Contabilizar os fatos geradores: registrar os fatos contábeis ocorridos no período, mas que ainda não foram contabilizados;
• Verificar a consistência dos lançamentos: assegurar que os ajustes realizados estejam de acordo com as normas contábeis;

4. Elaboração das demonstrações contábeis:

• Montar o Balanço Patrimonial: apresentar a situação patrimonial da empresa em determinada data;
• Elaborar a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): demonstrar as receitas, os custos e as despesas do período, resultando no lucro ou prejuízo líquido;
• Preparar a Demonstração do Fluxo de Caixa: apresentar as origens e os usos dos recursos financeiros da empresa;
• Elaborar as demais demonstrações (se necessário): demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração do Valor Adicionado, etc..

5. Análise das demonstrações contábeis:

• Realizar a análise vertical e horizontal: comparar os valores das demonstrações contábeis com períodos anteriores e com os valores de outras empresas do setor;
• Identificar tendências e desvios: analisar as variações nos indicadores financeiros e identificar as causas;
• Avaliar o desempenho da empresa: avaliar a situação financeira da empresa e identificar áreas de melhoria.

Esse passo a passo serve como um guia geral. A complexidade do processo de fechamento contábil pode variar conforme o porte da empresa e sua atividade. É importante que o contador adapte o processo à realidade de cada cliente.