Para empresas e contadores, é fundamental se preparar e enviar a Escrituração Contábil Digital (ECD) para assegurar conformidade legal e precisão nos registros, promovendo transparência.
O objetivo deste artigo é destacar pontos-chave dessa obrigação, como quem deve entregar, processo de transmissão, autenticação, assinaturas, penalidades por atraso, dentre outros assuntos.
Continue a leitura para ficar por dentro da ECD!
O que é ECD?
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma parte importante do projeto SPED.
O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), conforme decreto nº 7.979, de 8 de abril de 2013, é uma ferramenta que centraliza as etapas de recebimento, validação, armazenamento e autenticação dos livros e documentos relacionados à escrituração contábil e fiscal de empresários e pessoas jurídicas, incluindo aquelas imunes ou isentas, por meio de um fluxo único e computadorizado de informações.
Em resumo, o projeto SPED tem o objetivo de substituir a escrituração em papel pela transmissão digital dos registros.
Desse modo, a ECD consiste no envio, em formato digital, dos seguintes livros contábeis:
I – O Livro Diário e seus possíveis auxiliares;
II – O Livro Razão e seus possíveis auxiliares; e
III – Os Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento que comprovam os registros contidos neles.
Ao enviar a ECD, diversos tipos de livros contábeis podem ser incluídos em suas diferentes formas de escrituração. Estão previstas as seguintes modalidades:
- G: Diário Geral;
- R: Diário com Escrituração Resumida (associado a livro auxiliar);
- A: Diário Auxiliar;
- Z: Razão Auxiliar; e
- B: Livro de Balancetes Diários e Balanços.
Principais Blocos e Registros na ECD
De acordo com o Manual de Orientação da ECD, o arquivo digital compreende diversos blocos entre o registro inicial e o final, cada um representando um conjunto específico de informações. Veja os principais:
BLOCO | DESCRIÇÃO |
0 | Abertura, Identificação e Referências. |
C | Informações Recuperadas da ECD Anterior. |
I | Lançamentos Contábeis. |
J | Demonstrações Contábeis. |
K | Conglomerados Econômicos. |
9 | Controle e Encerramento do Arquivo Digital. |
Abaixo, destacam-se os principais registros que devem ser informados na ECD:
- Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital.
- Registro I050: Plano de Contas.
- Registro I051: Plano de Contas Referencial.
- Registro I052: Indicação dos Códigos de Aglutinação.
- Registro I155: Detalhe dos Saldos Periódicos.
- Registro I200: Lançamento Contábil.
- Registro I250: Partidas do Lançamento.
- Registro I350: Saldo das Contas de Resultado Antes do Encerramento.
- Registro I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento.
- Registro J100: Balanço Patrimonial.
- Registro J150: Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).
- Registro J930: Signatários da Escrituração.
Ressaltamos que as informações apresentadas neste artigo foram embasadas no manual da ECD. Para mais esclarecimentos, sugerimos consultar o manual disponível em http://sped.rfb.gov.br/arquivo/show/7301.
Quem é obrigado a entregar a ECD?
Conforme estabelecido no art. 3° da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, as seguintes entidades devem enviar a ECD:
- Todas as empresas jurídicas tributadas pelo Lucro Real;
- Empresas jurídicas tributadas pelo Lucro Presumido quando a distribuição de lucros ultrapassa a base de presunção;
- Empresas jurídicas imunes e isentas; e
- Sociedades em Conta de Participação (SCP), com a entrega realizada individualmente em um livro específico.
Quem não tem essa obrigação?
As entidades que não estão passíveis a essa obrigação são:
- enquadradas no Simples Nacional;
- órgãos públicos;
- autarquias;
- fundações públicas; e
- pessoas jurídicas inativas.
Muitos profissionais tendem a confundir os conceitos de empresa inativa e empresa sem movimento. Confira a diferença entre elas:
- Empresa inativa: quando não está mais em funcionamento operacional ou financeiro.
- Empresa sem movimento: pode não ter realizado transações de compra ou venda ao longo do ano, mas ainda pode ter outras atividades, como investimentos financeiros, pagamentos de despesas ou depreciação, indicando a ocorrência de eventos contábeis.
Empresas não sujeitas à obrigação podem, por opção própria, apresentar a ECD e não estão vinculadas a um prazo específico para entrega ou sujeitas a multas.
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Quais os prazos de envio da ECD?
A ECD deve ser enviada até o último dia útil de junho do ano subsequente ao ano-calendário da escrituração, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2142, de 26 de maio de 2023.
É recomendável não deixar para a última hora, pois imprevistos como falta de internet, queda de energia ou problemas no servidor podem ocorrer, causando transtornos adicionais.
Importante! Em casos de extinção da pessoa jurídica, é necessário estar atento ao momento que ocorreu a extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação:
MÊS DA OCORRÊNCIA | PRAZO DE ENTREGA |
De janeiro a maio do ano da entrega da ECD para situações normais. | Último dia útil do mês de junho do ano-calendário a que se refere a escrituração. |
De junho a dezembro do ano da entrega da ECD para situações normais. | Último dia útil do mês seguinte ao do evento. |
O que é substituição e retificação da ECD?
Dois conceitos relevantes que frequentemente causam confusão entre os profissionais ao realizar a entrega da ECD são a retificação e a substituição.
A retificação ocorre quando são necessários ajustes em lançamentos extemporâneos (estorno, transferência, complementação) do ano anterior que tenham sido realizados de maneira incorreta.
Já a substituição acontece quando ocorrem erros, como equívocos no número do livro, assinatura incorreta de um sócio, omissão de uma declaração ou falta de uma nota explicativa.
Neste caso, é preciso enviar outro arquivo em substituição ao anterior, acompanhado de um termo de verificação para fins de substituição. A entrega do arquivo substitutivo deve ser feita até o ano seguinte.
Como funciona a autenticação e as assinaturas?
Em períodos anteriores, a autenticação era realizada diretamente na Junta Comercial. Contudo, atualmente, o recibo de entrega da ECD, emitido pelo SPED, dispensa qualquer outra forma de autenticação. É sugerido armazenar esse recibo em formato PDF ou impresso!
Antes da autenticação, são necessárias, no mínimo, duas assinaturas:
- A assinatura do contador/contabilista, que deve ser feita como pessoa física; e
- A assinatura de um responsável pela pessoa jurídica, utilizando o e CNPJ ou e CPF do representante legal da empresa;
É possível também utilizar procurações do escritório com CNPJ ou do contador, que assina como responsáveis.
É importante ficar atento à validade do certificado digital utilizado durante o processo, pois isso pode evitar problemas e minimizar os riscos de uma eventual penalidade durante a entrega da ECD.
Multas e penalidades
Conforme o Artigo 12 da Lei nº 8.218 de 1991, há a possibilidade das seguintes penalidades:
- Multa de 0,5% (meio por cento) sobre o valor da receita bruta da pessoa jurídica durante o período de escrituração para aqueles que não cumprirem os requisitos para apresentação dos registros e seus arquivos correspondentes.
- Multa de 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação em questão, limitada a 1% (um por cento) da receita bruta da pessoa jurídica no período de escrituração, para aqueles que deixarem de declarar ou fornecerem informações incorretas relacionadas aos registros e seus respectivos arquivos;
- Multa de 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica durante o período de escrituração, limitada a 1% (um por cento) dessa receita, para aqueles que não apresentarem os registros dentro do prazo estabelecido.
As multas serão reduzidas conforme especificado a seguir:
- A multa é reduzida pela metade caso a obrigação seja cumprida após o prazo, porém antes de qualquer procedimento de ofício;
- Se a obrigação for cumprida dentro do prazo estipulado em uma intimação, a multa será reduzida para 75% (setenta e cinco por cento) do seu valor original.
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma importante obrigação e é fundamental o preenchimento e transmissão de maneira correta, já que compreender e cumprir obrigações como a ECD é essencial para a manutenção da integridade contábil.
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