Os documentos contábeis são parte integrante do dia a dia do contador. Eles são registros dos fatos geradores de transações financeiras e econômicas de uma empresa. Esses registros, sozinhos, não fornecem uma visão analítica do negócio, mas são a base para a gestão dos documentos contábeis que pode fornecer insumos para interpretar a situação patrimonial e financeira de uma empresa.
Dada sua importância, a gestão eficiente dos documentos contábeis se torna indispensável para o bom funcionamento de qualquer organização, sobretudo de organizações contábeis. Mais do que garantir o cumprimento das normas fiscais, essa gestão é uma escolha estratégica para o sucesso do escritório.
Com o constante fluxo de informações e mudanças nas exigências legais, adotar um sistema eficiente de organização e arquivamento pode evitar erros, multas e complicações operacionais.
Neste artigo, abordaremos a importância da gestão dos documentos contábeis, com exemplos e dicas para otimizar esse processo.
Por que fazer a gestão de documentos contábeis?
A gestão de documentos contábeis, quando feita de forma incorreta, é um problema recorrente em escritórios que enfrentam dificuldades operacionais e fiscais. Aperfeiçoar essa gestão é importante para evitar diversos problemas, como:
Multas e penalidades fiscais
A legislação exige a apresentação de documentos fiscais com datas específicas para cada tipo de entrega.
A falta de organização pode causar atrasos e penalidades aplicadas pela Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores.
Perda de informações importantes
A falta de preservação adequada de informações pode comprometer dados essenciais para a apuração de impostos e o controle por parte do escritório. Documentos como recibos, notas fiscais e declarações são indispensáveis para o resguardo de possíveis disputas futuras.
Ineficiência operacional
A desorganização nos escritórios provoca perda de tempo na busca por documentos, comprometendo a produtividade e atrasando entregas. A automação e a organização adequada podem reduzir significativamente o tempo gasto nesses processos.
Desse modo, uma gestão eficiente de documentos contábeis pode evitar esses problemas, proporcionando maior eficiência operacional e garantindo uma conformidade legal. Mas como fazer isso?
Entenda por onde começar a gestão de documentos
Em um mercado cada vez mais competitivo, escritórios contábeis que adotam tecnologias modernas de gestão documental se destacam ao garantir conformidade regulatória, eficiência operacional e atendimento de excelência. Essa prática não é apenas uma vantagem competitiva, mas também uma necessidade estratégica que contribui diretamente para o sucesso da empresa.
Nesse contexto, as inovações tecnológicas, como o GED (Gestão Eletrônica de Documentos), surgem para proporcionar soluções ágeis, seguras e precisas, permitindo uma revisão profunda dos processos documentais, sendo importante para a gestão de grandes volumes de dados contábeis de forma eficiente.
A seguir, veja práticas que podem ser adotadas para uma gestão eficaz desses documentos com base em alguns dos princípios do GED:
- Classificação e armazenamento digital
Classificar documentos por categoria (ex.: notas fiscais de entrada, saída, recibos, faturas, relatórios financeiros) e armazená-los em um ambiente digital facilita o acesso e o compartilhamento entre ferramentas e equipes. Essa ação reduz o volume de arquivos físicos e garante a autenticidade e a integridade dos documentos.
Utilizar soluções que facilitam a digitalização de documentos melhora a busca e a organização das informações, proporcionando economia de tempo e garantindo a localização dos dados de forma muito mais rápida e precisa do em que sistemas baseados apenas em pastas e nomes de arquivos.
- Cronograma de arquivamento e backups
Estabelecer um cronograma regular é fundamental para o arquivamento e descarte de documentos, conforme os prazos legais. Uma solução prática seria estabelecer um cronograma com vigência para cada tipo de documento.
Alguns softwares podem realizar esse processo automaticamente, com lembretes e ainda permitem manter backups em servidores locais ou na nuvem para proteção contra perda de dados, falhas de sistema ou ataques cibernéticos.
- Controle de acesso e segurança
Implementar um sistema de controle de acesso é vital para assegurar que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a documentos confidenciais. Ferramentas de gerenciamento de acesso possibilitam definir permissões específicas para cada documento, protegendo informações sensíveis.
Esses são apenas alguns pontos que devem ser observados ao adotar práticas que sejam adequadas e ao escolher ferramentas específicas para a gestão de documentos.
A evolução da gestão de documentos contábeis
A gestão de documentos contábeis pode ser realizada de diferentes formas, seja manual ou com softwares que apresentam níveis diferentes de eficiência e segurança.
Vale ressaltar, porém, que houve um processo de evolução até o uso de sistemas avançados, como o GED – que transformaram completamente a maneira como documentos são gerenciados. Entenda:
Gestão tradicional: papel físico e suas limitações
Historicamente, a gestão de documentos era feita de forma manual, com arquivos físicos armazenados em pastas e armários. Embora essa ainda seja a realidade em alguns escritórios, ela costuma ser insuficiente para lidar com as demandas atuais de um escritório contábil moderno, devido às suas limitações:
- Dificuldade de organização: arquivar e recuperar documentos fisicamente pode ser um processo demorado, especialmente quando há grande volume de dados a serem gerenciados.
- Risco de perda ou danos: documentos em papel estão sujeitos a desgastes, extravios e até desastres, como incêndios ou inundações, o que pode comprometer informações valiosas.
- Falta de acessibilidade: o acesso aos documentos só é possível no local físico onde estão armazenados, tornando a colaboração à distância inviável.
Documentos contábeis na era da digitalização
Com o avanço da tecnologia, muitos escritórios começaram a digitalizar seus documentos, escaneando papeis e armazenando-os digitalmente em serviços de nuvem, como no Google Drive ou em servidores internos. Esse é um passo importante em direção a uma gestão mais eficiente, mas ainda não resolve todos os problemas:
- Organização limitada: embora os documentos sejam acessíveis digitalmente, a organização se baseia em sistemas de pastas e nomes de arquivos. À medida que o volume de documentos cresce, localizar arquivos específicos torna-se um desafio.
- Processo ainda manual: mesmo após digitalizar os documentos, é necessário organizá-los manualmente. Além disso, documentos que começam em papel ainda precisam ser manipulados e, posteriormente, escaneados, resultando em perda de tempo e duplicidade de esforços.
- Validade legal: muitos escritórios ainda não adotaram a assinatura digital em seus documentos, o que pode gerar problemas legais, já que apenas a digitalização de documentos em papel pode não garantir sua validade jurídica.
Todas as soluções que possuem como princípio algum tipo de automação na digitalização de documentos é um avanço em relação à gestão tradicional, mas continuam insuficientes para escritórios que lidam com uma grande carga de informações e precisam de uma gestão eficiente e integrada.
GED: a gestão eletrônica de documentos
Nesse cenário, o GED (Gestão Eletrônica de Documentos) destaca-se como a solução mais avançada e completa. Ao contrário das soluções de simples armazenamento digital, o GED permite a gestão completa do ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até o arquivamento e descarte, tudo de forma digital e automatizada.
O conceito atribuído ao GED vai além de armazenar documentos digitalmente. Ele segue o princípio paperless (menos papel), no qual os documentos são criados e mantidos em formato digital desde o início, eliminando a necessidade de escaneamento e garantindo validade legal por meio de assinaturas digitais.
A adesão a um sistema GED, possibilita:
- Automação e eficiência: a automação de todo o estágio/período de vida do documento, desde sua criação, distribuição, aprovação, arquivamento até a exclusão do documento, sem que este precise existir em formato físico.
- Segurança e controle de acesso: um controle detalhado sobre quem pode acessar, editar e compartilhar documentos, garantindo a confidencialidade de informações sensíveis.
- Capacidades avançadas de pesquisa: uma localização rápida de documentos, ainda que em um ambiente com centenas de milhares de arquivos. A busca pode ser feita por datas, tipos de documento, palavras-chave ou outros parâmetros personalizados.
- Validade legal: a integração nativa com assinador digital, garantindo que os documentos gerados e mantidos digitalmente possuam validade legal para atender às exigências fiscais e regulamentares.
- Acesso de qualquer lugar: em tempos de trabalho remoto ou híbrido, o GED torna possível que colaboradores e clientes acessem documentos de qualquer lugar, com segurança e agilidade, facilitando a colaboração.
O impacto estratégico da gestão de documentos
A gestão de documentos contábeis vai muito além de simplesmente armazenar documentos digitalmente — é um diferencial competitivo. Escritórios que investem em tecnologia e inovação nesse processo estão na frente em eficiência, redução de erros e conformidade legal, enquanto otimizam processos internos.
Os sistemas GED se destacam como a solução mais avançada para o gerenciamento de grandes volumes de documentos de forma ágil, segura e automatizada e são fortes candidatos a tornar-se um novo padrão de eficiência, se apresentando como uma solução robusta para o futuro dos escritórios contábeis e das organizações em geral.
Transforme a gestão documental em uma vantagem competitiva para o futuro do seu escritório!
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