Em uma sociedade cada vez mais digital, a segurança dos dados se tornou uma preocupação para os escritórios contábeis. O compromisso de proteger as informações confidenciais da empresa e dos clientes, além de ser uma obrigação ética, também é uma necessidade para manter a reputação e o sucesso do negócio.
Este artigo fornece 6 dicas para proteger os dados do seu escritório contábil, desde o controle de acesso até a educação da equipe. Essas estratégias podem ajudar a manter as informações dos clientes seguras e protegidas contra ameaças cibernéticas. Confira agora!
A importância da segurança dos dados contábeis
A segurança de dados é crucial nos escritórios contábeis, pois informações sensíveis e financeiras dos clientes são manipuladas diariamente.
A natureza altamente confidencial desses dados os torna atrativos para cibercriminosos que buscam explorar vulnerabilidades para obter acesso não autorizado.
Com a rápida transformação digital que ocorreu em vários setores durante a pandemia da Covid-19, incluindo educação, saúde e negócios, e o uso generalizado de dispositivos digitais, a superfície de ataque para possíveis violações de segurança também se expandiu.
Com isso, garantir a segurança dos dados nos escritórios contábeis não é apenas uma questão de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, mas também de proteger a confiança dos clientes e a reputação do seu negócio.
Estratégias para proteger os dados contábeis
Felizmente, existem estratégias simples e acessíveis que podem ajudar a garantir a segurança dos dados no escritório contábil.
Veja abaixo como medidas de criptografia, controle de acesso, backups regulares, conscientização da equipe etc. são essenciais para mitigar os riscos e garantir a proteção adequada de dados na era digital.
1. Controle quem acessa o quê
É como ter uma lista de convidados para uma festa – apenas as pessoas certas devem ter acesso às informações sensíveis. Use senhas fortes, com caracteres especiais, letras e números.
Use também autenticação de dois fatores (2FA) para garantir que apenas funcionários autorizados acessem os dados importantes.
2. Faça cópias de segurança regularmente
Assim como fazemos backup das fotos mais importantes, é necessário fazer cópias de segurança dos dados do escritório contábil constantemente.
Além disso, esse backup deve ser salvo em um local seguro, como softwares de backup ou um armazenamento externo.
Isso garante que mesmo em caso de imprevistos, como ataques de vírus, você ainda terá uma cópia segura dos dados.
3. Mantenha tudo atualizado
Assim como você atualiza seu celular para ter os recursos mais recentes, é importante manter seus programas e sistemas operacionais atualizados para se proteger contra novas ameaças.
Um exemplo são os updates liberados para o Windows pela Microsoft. Mantenha-se atualizado para que seus dados fiquem seguros.
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4. Eduque sua equipe sobre segurança
Todos na equipe precisam entender a importância da segurança de dados. Realize treinamentos para ensinar sobre ameaças comuns, como e-mails falsos, e a forma de evitá-las.
Uma equipe bem informada é uma das melhores defesas contra ameaças cibernéticas.
5. Fique de olho em atividades suspeitas
Use ferramentas de monitoramento para detectar atividades estranhas nos seus sistemas, como os antivírus. Esteja atento a sinais de possíveis violações de segurança e responda rapidamente para proteger seus dados.
6. Faça auditorias de segurança
Realize auditorias (validações) de segurança regulares para avaliar a eficácia das medidas de segurança implementadas, identificar possíveis lacunas de segurança e garantir a conformidade com as políticas de segurança estabelecidas e exigidas para o ramo contábil.
Dica bônus:
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A live fornecerá insights valiosos sobre segurança cibernética e outras práticas e ferramentas recomendadas para manter seus dados seguros.
Se proteja e proteja seus clientes
A integridade e confidencialidade das informações financeiras e contábeis são fundamentais para a confiança mútua entre as empresas e os clientes.
Implementar as medidas sólidas de segurança não é um gasto, é um investimento no seu negócio. Dessa forma, você não protege apenas suas próprias informações, mas também demonstra comprometimento com a segurança e proteção dos dados de seus clientes.
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