Contadores e LGPD: como se adequar?

O que é LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), oficialmente conhecida como Lei nº 13.709/2018, regulamenta o tratamento de dados pessoais por empresas, órgãos públicos e outras entidades no Brasil. 

Inspirada no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia, a LGPD foi criada para assegurar a privacidade e a proteção dos dados pessoais dos cidadãos, estabelecendo regras claras sobre como esses dados podem ser coletados, armazenados, processados, compartilhados e eliminados.

Entenda a importância da LGPD para a profissão contábil

De acordo com uma pesquisa de consultoria divulgada em 2023 pela Serpro, maior empresa pública de tecnologia da informação do mundo, 20% das empresas ainda não estão adequadas à LGPD.

Embora a adequação à LGPD seja uma obrigação legal, não se resume exclusivamente a isso, serve também como uma oportunidade para contadores fortalecerem a confiança com clientes e aprimorarem seus processos de trabalho.

Ao seguir essas diretrizes e investir na proteção de dados, os contadores podem garantir conformidade, segurança e uma reputação positiva no mercado. Assim, adaptar-se à LGPD é um passo essencial para a sustentabilidade e o sucesso das práticas contábeis no Brasil.

Por que a LGPD é relevante para os contadores?

• Responsabilidade legal: os contadores lidam com uma quantidade considerável de dados pessoais de clientes e empresas. A LGPD estabelece responsabilidades claras sobre como esses dados devem ser tratados, e a não conformidade pode resultar em penalidades severas, incluindo multas.
• Proteção de dados sensíveis: informações financeiras e fiscais são consideradas dados sensíveis. A LGPD exige que esses dados sejam tratados com um nível elevado de proteção, o que implica em práticas rigorosas de segurança da informação.
• Confiança do cliente: a conformidade com a LGPD é uma obrigação legal e deve ser encarada como parte integrante das operações diárias dos contadores. Além de certificar que os contadores evitem penalidades legais, a adequação à LGPD pode também fortalecer a confiança dos clientes e aumentar a credibilidade no mercado, melhorando a reputação profissional. Demonstrar compromisso com a proteção de dados pessoais vai além de uma vantagem competitiva — é uma medida essencial para evitar riscos e cumprir a legislação.
• Direitos dos titulares: a LGPD garante aos titulares de dados direitos específicos, como acesso, correção e exclusão de informações. Os contadores precisam estar preparados para atender a essas solicitações, o que exige processos claros e eficientes.
• Impacto nos processos de trabalho: a implementação da LGPD pode levar os contadores a revisar e aprimorar seus processos internos, promovendo uma gestão mais eficiente e segura dos dados.
• Aumento da competitividade: empresas que demonstram conformidade com a LGPD podem se destacar no mercado. Para contadores, isso pode significar uma vantagem competitiva ao oferecer serviços que respeitam a privacidade e a proteção de dados.
• Educação e capacitação: a LGPD exige que os contadores se mantenham atualizados sobre as melhores práticas de proteção de dados, o que pode levar a um aumento na capacitação profissional e na qualidade dos serviços prestados.

Estratégias para adequação dos contadores à LGPD

Os contadores podem ajustar-se à LGPD adotando algumas medidas estratégicas e práticas. A seguir, apresentamos algumas opções; escolha as que melhor se encaixam na realidade do seu escritório e coloque-as em ação!

Mapeamento de dados

• Identificação de dados: realizar um levantamento dos dados pessoais que são coletados, armazenados e processados, incluindo informações de clientes, funcionários e fornecedores.
• Classificação de dados: classificar os dados pessoais, identificando aqueles que são sensíveis, como informações financeiras, fiscais ou de saúde, que demandam um tratamento mais rigoroso. No entanto, todos os dados pessoais devem ser protegidos de acordo com os requisitos da LGPD, independentemente de serem sensíveis ou não. O foco deve ser em garantir a privacidade e a segurança de todas as informações coletadas

Revisão de processos internos

• Políticas de privacidade: criar ou atualizar políticas de privacidade que expliquem como os dados são reunidos, utilizados e protegidos.
• Procedimentos de tratamento: estabelecer procedimentos claros para o tratamento de dados, incluindo coleta, armazenamento, compartilhamento e eliminação.

Educação e capacitação

• Treinamento: promover treinamentos sobre a LGPD para toda a equipe, garantindo que todos compreendam os princípios da lei e suas responsabilidades no tratamento de dados pessoais. Além disso, é importante educar os clientes sobre a LGPD, explicando seus direitos como titulares de dados e as medidas adotadas pelos contadores para atestar a segurança e a privacidade de suas informações. 
• Atualização contínua: manter-se informado sobre as atualizações da legislação e as melhores práticas de proteção de dados.

Consentimento e direitos dos titulares

• Obtenção de consentimento: garantir que o consentimento dos titulares dos dados seja obtido de forma clara e explícita, quando essa for a base legal adequada para o tratamento de dados. No entanto, é importante lembrar que o consentimento não é a única base legal prevista pela LGPD. O tratamento de dados pessoais pode ser justificado também por outras hipóteses, como a execução de contratos, cumprimento de obrigações legais e o legítimo interesse, desde que respeitem os direitos dos titulares.
• Atendimento a solicitações: criar um canal para que os titulares possam exercer seus direitos, como acesso, correção e exclusão de dados.

Segurança da informação

• Medidas de segurança: incluir medidas de segurança adequadas para proteger os dados pessoais, como criptografia, controle de acesso e backups regulares.
• Auditorias de segurança: realizar auditorias periódicas para identificar vulnerabilidades e assegurar que as medidas de segurança estejam sendo seguidas.

Revisão de contratos

• Contratos com fornecedores: revisar contratos com fornecedores, parceiros, clientes e colaboradores para garantir que todos os envolvidos no tratamento de dados pessoais compreendam suas responsabilidades e estejam em conformidade com a LGPD. É fundamental incluir cláusulas que estabeleçam compromissos com a privacidade e segurança das informações, assegurando que terceiros também sigam as regras de proteção de dados exigidas pela legislação.

Documentação e registro

• Registro de atividades: manter um registro das atividades de tratamento de dados, conforme exigido pela LGPD, para demonstrar conformidade em caso de auditorias.

Conformidade com a LGPD

A LGPD não é apenas uma obrigação legal, ao adotar medidas proativas, como a realização de auditorias de dados, a implementação de políticas de privacidade e a capacitação contínua, os contadores podem garantir que suas operações estejam alinhadas com as exigências da lei.

Assim, a adequação à LGPD não apenas protege os dados pessoais, mas também posiciona os contadores como profissionais éticos e responsáveis, prontos para enfrentar os desafios da era digital. 

Portanto, investir na conformidade com a LGPD é um passo estratégico que traz benefícios a longo prazo para a profissão contábil.

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